Digitalisierung im Handwerk – Klemens Ott GmbH

Dachdeckerbetrieb goes digital

Aktenordner ade!

Der Bau boomt – sowohl im gewerblichen als auch im privaten Bereich. Da gilt es sowohl laufende als auch anstehende Projekte möglichst effizient zu koordinieren, damit es im Kerngeschäft nicht zu Reibungsverlusten kommt. Aus diesem Grund hat sich unser Mitglied Klemens Ott GmbH für die Einführung eines Dokumentenmangement Systems (kurz DMS) entschieden. Gerne stellt sich das mittelständische Traditionsunternehmen im Dachdeckerhandwerk mit insgesamt 50 Mitarbeitern dieser Herausforderung.

Aktenordner und Papierarchiv sind Schnee von gestern bei Klemens Ott GmbH

Bereits im Jahr 2017 führte die Klemens Ott GmbH ein digitales Dokumentenmanagement System ein. Damit wurden sämtliche sogenannte unternehmenskritische Prozesse digitalisiert. Dazu zählen unter anderem die Rechnungsverarbeitung oder auch das allgemeine Vertragswesen. Besonders gelungen ist in diesem Prozess die digitale Projektakte mit der sowohl die Geschäftsführung als auch die betreffenden Mitarbeiter einen schnellen und unkomplizierten Überblick über laufende beziehungsweise abgeschlossene Bauvorhaben bekommen.

Außerdem werden mit der Software betriebswirtschaftliche Kernprozesse abgebildet wie beispielsweise Leistungsverzeichnisse und Materiallisten. Auch Angebote werden selbstverständlich mithilfe der Software erstellt. Dadurch können Projektvorhaben schnell, unkompliziert und vor allem punktgenau kalkuliert werden.

Selbstverständlich beinhaltet die Digitalisierung auch die komplette Auftragsabwicklung – vom Aufmaß bis hin zur Nachkalkulation.

Besonders interessant: Auch die Zeiterfassung läuft komplett digital. Somit kann das Unternehmen schnell reagieren, falls die Stundenanzahl nicht mit dem Auftrag zusammenpassen sollte.

Die Besonderheit des Handwerks - insbesondere auf dem Bau - ist ja, dass geplante Projekte extrem selten im angesetzten Zeitrahmen und Budget ablaufen. Das liegt übrigens im seltensten Fall am Handwerker. Denn schließlich kann gerade im Fall von Gewerken im Außenbereich niemand für das Wetter garantieren. Außerdem kommt es immer mal wieder vor, dass sich Materiallieferungen verzögern.

Durch die Digitalisierung kann die Klemens Ott GmbH schnell eingreifen, und sich mit dem Auftraggeber beziehungsweise Kunden kurzschließen wie es weitergehen soll, wenn das Budget ein wenig „aus dem Ruder“ läuft.

Digitale Zeiterfassung

Wie bereits oben schon erwähnt, erfassen die Mitarbeiter auch ihre Einsatzzeiten digital in Echtzeit über ein Smartphone. Über die dafür nötige GPS-Ortung wurde übrigens eine spezielle Betriebsvereinbarung getroffen.

So ganz ausgestorben ist das Papier bei der Klemens Ott GmbH aber dann doch noch nicht. Während in der Verwaltung die meisten Prozesse bereits digitalisiert wurden, gibt es auf der Baustelle doch noch viele Unterlagen in Papierform. Beispielsweise die Baupläne oder die Sicherheitsunterweisungen.

Doch auch hier wird für die Zukunft eine komplette Digitalisierung angestrebt. Zum einen, um die Kommunikation zwischen Verwaltung und Baustelle noch einmal zu optimieren. Durch die Digitalisierung können den Mitarbeitern relevante Informationen in Echtzeit zur Verfügung gestellt werden. So sind alle auf dem gleichen Wissensstand was ihre derzeitigen Projekte betrifft. Zum anderen kann so auch der schnellere Zugriff auf relevante Eckdaten gewährleistet werden.

Ein weiterer Riesenvorteil der Digitalisierung in der Verwaltung ist die automatische Rechnungsfreigabe, sobald diese positiv geprüft wurde. So können beispielsweise auch mögliche Skontofristen ausgenutzt werden.

Ein Digitalisierungsprojekt benötigt Zeit 

Peter Josef Ott betont aber auch, dass ein solches Projekt eine gewisse Zeit braucht. Extrem wichtig ist es außerdem, die Mitarbeiter einzubinden und von den Vorteilen zu überzeugen – sowohl in der Verwaltung, als auch auf der Baustelle.

Beitrag im Main Echo Nov 2019