Seit Jahren Thema: Bürokratieabbau! Und nun Verfahrensdokumentation

Um Fortschritt und Wachstum zu unterstützen, plant die Bundesregierung seit langen immer wieder Maßnahmen zum Bürokratieabbau.

Kreativität, Entfaltung und unternehmerische Freiheit sollen unterstützt und gefördert werden – Unternehmer sollen sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Leider bleibt es insbesondere bei den Finanzbehörden ein frommer Wunsch! Die Anforderungen steigen und steigen -  immer mehr Zeit wird ´vergeudet, um allem gerecht zu werden. Ob Ärzte, Lehrer oder Krankenpfleger; viele müssen einen immer größeren Teil ihrer Arbeitszeit mit bürokratischen Aufgaben verbringen. 

Diese Zeit fehlt!

Frustration und eine hohe Arbeitsbelastung sind die Folge – zumal erscheint ein Großteil der bürokratischen Anforderungen weltfremd und lebensfern. Berufliches Engagement wird gehemmt.  

Das neuesten Projekt und Bürokratiemonster ist nun die Forderung an jeden Unternehmer eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. 

Im Kern verlangt die Finanzverwaltung von Unternehmen eine detaillierte Beschreibung aller Unternehmensprozesse. Die vom Unternehmer zu erstellende Verfahrensdokumentation soll der Finanzverwaltung damit einen genauen Einblick in allesteuerlich relevanten Prozesse ermöglichen. 

Diese Verpflichtung  ergibt sich nicht aus einem neuen Gesetz oder einer Gesetzesänderung; vielmehr wird diese Pflicht aus der Rechtsprechung der letzten Jahre mit Bezug auf Dokumentationspflichten  des Unternehmers abgeleitet.

Diese Rechtsprechung hat die Finanzverwaltung nun zum Anlass genommen eine Verwaltungsvorschrift für Unternehmen zu erstellen - mit dem Titel:

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Abgekürzt wird dieser sperrige Begriff mit GoBD.

 

Was ist nun aber eine Verfahrensdokumentation und warum bin ich als Unternehmer verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen?

Die Verfahrensdokumentation soll der Finanzverwaltung einen genaueren Einblick in die Unternehmensprozesse  und der damit verbundenen EDV-Anwendungen gewähren èaus der Verfahrensdokumentation müssen somit:

 

  • Inhalt, 
  • Aufbau, 
  • Ablauf und 
  • Ergebnisse 

 

der im Unternehmen genutzten Datenverarbeitungsverfahren ersichtlich sein.

 

Ganz konkret soll die Verfahrensdokumentation also alle EDV- unterstützten organisatorischen und technischen Prozesse vollständig darstellen. Um dies zu gewährleisten erstreckt sich eine Verfahrensdokumentation über folgende Bereiche:

 

  • Entstehung der EDV-gestützten Information,
  • Initiierung, Verarbeitung und Speicherung der Informationen,
  • Wiederfinden der Informationen und deren maschineller Auswertbarkeit,
  • Absicherung der gespeicherten Informationen gegen Verlust und Verfälschung,
  • Reproduktion der gespeicherten Daten.

 

Eine solche Verfahrensdokumentation ist nunmehr Grundlage einer jeden Betriebsprüfung. Sie soll dem Betriebsprüfer einen Überblick und ein ausreichendes Verständnis über die im Unternehmen eingesetzten EDV-Anwendungen verschaffen. Darüber hinaus soll mittels der Verfahrensdokumentation ein Zugriff der Betriebsprüfung auf alle gespeicherten Informationen sichergestellt werden.

Für wen gilt nun die Verpflichtung zur Verfahrensdokumentationen?

 

  • Die Anforderungen hinsichtlich einer Verfahrensdokumentation gelten grundsätzlich für alle Unternehmen – gleich welcher Größe oder auch welcher Branche!

 

Der Umfang einer Verfahrensdokumentation ist jedoch unternehmensspezifisch zu betrachten – der konkrete Umfang hängt von

 

  • den eingesetzten Datenverarbeitungssystemen,
  • der Komplexität der zu Grunde liegenden Geschäftsprozesse und 
  • der Organisationsstruktur des einzelnen Unternehmens ab.

 

Vor diesem Hintergrund muss eine Verfahrensdokumentation aus Sicht der Finanzverwaltung und der Betriebsprüfer vor Ort folgende Anforderung erfüllen:

 

  • eine Verfahrensdokumentation muss vollständig und lückenlos,
  • für Dritte – also den Betriebsprüfer nachvollziehbar und in angemessener Zeit nachprüfbar,
  • jederzeit griffbereit und laufend aktualisiert sowie
  • fristgemäß aufbewahrt sein – also zehn Jahre. 

 

Dies ist jedoch nicht alles èwichtig ist zu verstehen, dass von der durchzuführenden Verfahrensdokumentation nicht nur der originäre Bereich „Finanzbuchhaltung“ betroffen ist. 

NEIN - es werden alle vor- und nachgelagerten EDV -Systeme in diese Verfahrensdokumentation einbezogen, die Daten verarbeiten, die im weitesten Sinne Grundlage der Finanzbuchhaltung sind. Zu diesen Nebensystemen gehören insbesondere:

 

  • elektronische Kassensysteme, 
  • Warenwirtschaftssystem,
  • E-Commerce-Lösungen
  • Online-Banking und
  • Applikation für Onlineshops.

 

 

Zusammenfassung und Ergebnis:

Die Finanzverwaltung – sprich der Betriebsprüfer wird eine hinreichende Verfahrensdokumentation bei jedem Unternehmen zukünftig einfordern. Die unternehmensspezifischen Besonderheiten verlangen umfangreiches Know-how  bei der Erstellung, Pflege und Kontrolle der Verfahrensdokumentation. 

Problematisch ist, dass die Finanzverwaltung bislang keine konkreten Vorschriften oder Muster hinsichtlich einer angemessenen Verfahrensdokumentation zur Verfügung gestellt hat.

Keine oder eine nicht hinreichende Verfahrensdokumentation bedingt IMMER eine schlechte Ausgangsposition in einer anstehenden Betriebsprüfung – eine erhebliche Hinzuschätzung ist damit schon bei kleinen weiteren Fehlern zu erwarten. Somit ist eine ordentliche Verfahrensdokumentation Grundvoraussetzung einer jeden Betriebsprüfung. Jeder Unternehmer muss sich mit dieser Anforderung der Finanzverwaltung aktuell auseinandersetzen. Die Bedeutung darf nicht unterschätzt werden  – im Zweifel sollte professionelle Unterstützung  –  z. B. ihr Steuerberater hinzugezogen werden. 

Unabhängig davon machen sie aus der Not eine Tugend. Nutzen sie eine sorgfältige Verfahrensdokumentation als Werkzeugkasten, um die betriebswirtschaftlichen Prozesse Ihres Unternehmens einmal voll umfassend darzustellen und zu dokumentieren. Hierdurch werden Prozesse und Verfahren in dem Unternehmen transparenter, diese Transparenz ermöglicht dann auch eine bessere Beurteilung und Kontrolle der eigenen Prozesse. Hier kann für viele Unternehmer ein erhebliches Verbesserungspotenzial erschlossen werden.

 

Dr. Peter Stieve
Wirtschaftsprüfer / Steuerberater
www.gkc-stb.de