Optimales Liquiditätsmanagement

Mittelständische Unternehmen arbeiten kontinuierlich daran, Kosten zu senken und das Betriebskapital zu optimieren. Die Vorteile der Digitalisierung können Rechnungsbearbeitung und Liquiditätsmanagement häufig jedoch noch nicht voll ausspielen.

Beide Bereiche werden oftmals von manuellen Tätigkeiten beeinträchtigt, die zu langwierigen Rechnungsbearbeitungszyklen und einem Mangel an Cashflow-Transparenz führen. Abhilfe schafft eine intelligente Kombination aus Rechnungs- und Liquiditätsmanagement-Software.

Rechnungsmanagement-Lösungen

Eine Rechnungsmanagement-Software übernimmt das automatische Zusammentragen sämtlicher Belege. Dazu gehört das Abholen aus unterschiedlichen Online-Portalen. Außerdem werden per E-Mail eingehende Rechnungen erkannt und mittels intelligenter Regeln importiert. Quittungen auf Papier lassen sich heute per mobiler App erfassen und einfach hochladen. So stehen eingehende buchungsrelevante Dokumente zentral zur Verfügung. Idealerweise verfügt die Software über eine Optical-Character-Recognition-Funktion (OCR), die relevante Informationen aus den Dokumenten ausliest, versteht und in nachfolgende Bearbeitungsschritte überträgt. Leistungsfähige Lösungen beschleunigen zusätzlich mittels Workflow- Mechanismen zum Beispiel auch den Freigabeprozess von Rechnungen. Diese werden anschließend automatisch in die Buchhaltungssoftware, an den Steuerberater oder in andere Anwendungen übertragen. Dadurch sparen Anwender nicht nur Arbeit bei der vorbereitenden Buchhaltung, sondern verkürzen auch die Durchlaufzeit der Rechnungen erheblich.

Automatisiertes Liquiditätsmanagement

Mit der Einführung einer Liquiditätsmanagement-Software wird das unternehmerische Risiko gesenkt. Entsprechende Lösungen bewahren auf Basis realer und tagesaktueller Daten vor finanziellen Engpässen, indem sie zu jeder Zeit die richtige Liquidität anzeigen und auf mögliche Gefahren rechtzeitig hinweisen. Dazu werden vor allem die in der Vergangenheit entstandenen und die zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben einander gegenübergestellt. Idealerweise sind diese kategorisiert, sodass auf einen Blick die größten Einnahmen- und Ausgabenblöcke sichtbar werden. Außerdem wird die Kunden- und Lieferantenstruktur betrachtet, um eventuelle Abhängigkeiten zu ermitteln, Veränderungen rechtzeitig hervorzuheben oder Erkenntnisse aus den Zahlungsströmen aufzuzeigen.

Unternehmerische Widerstandsfähigkeit stärken

Werden Rechnungs- und Liquiditätsmanagement miteinander integriert, schlagen mittelständische Unternehmen zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie sparen zum einen bei ihrer vorbereitenden Buchhaltung bis zu 80 Prozent Zeit. Zum anderen haben sie jederzeit ihre finanzielle Situation im Blick und können rechtzeitig Maßnahmen zur Kostenreduktion ergreifen oder fundierte Investitionsentscheidungen treffen.

 

Gut zu wissen

 

  • In einer Umfrage der DIHK gaben im Juni 2020 40 Prozent der Unternehmen an, aufgrund der Pandemie Liquiditätsengpässe zu haben
  • Nach einer Studie von GetMyInvoices 2021 benötigen knapp 40 Prozent der Teilnehmer 11 bis 19 Stunden pro Monat für die Bearbeitung von Rechnungen
  • 21 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, regelmäßig Fristen zu versäumen, weil ihre internen Prozesse zu lange dauern

Dr. Christian Reichmayr
Mitglied der Geschäftsleitung von fino
BVMW-Mitglied
www.fino.ai