"Eine einfache Nutzung ist das A und O"

Einkaufs- und Finanzprozesse optimieren und damit die finanzielle Flexibilität steigern, das hat sich die Coupa Software Inc. auf die Fahnen geschrieben.

thomas rohn coupa
Foto: © Coupa Software Inc.

Das international aufgestellte Softwarehaus wird für die Regionen DACH, Benelux und Osteuropa von Thomas Rohn geleitet.

Prof. Dr. Jo Groebel: Herr Rohn, Sie leiten für Coupa den Bereich Mittelstand für die DACH-Staaten sowie Benelux und Osteuropa. Erzählen Sie uns mehr über Ihre Geschäftsfelder.

Thomas Rohn: Coupa ist ein international operierendes amerikanisches Softwarehaus und widmet sich mit seiner cloudbasierten Plattform der Digitalisierung in Unternehmen, vor allem dem Management der Unternehmensausgaben. Der Schwerpunkt liegt auf dem “Procurement to Pay“ Prozess unter dem Leitspruch „Smarter Together“. Der Community-Gedanke steht dabei im Vordergrund, welchen Coupa durch die einheitliche Plattform unterstützt. Das gesammelte Wissen der mehr als 2.500 Kunden wird anonymisiert aggregiert und steht in Form von Benchmarks, Analysen und weiteren Auswertungen allen Anwendern zur Verfügung. In diesem Zusammenhang schaffen wir Optimierungen unter anderem für Einkauf, Ausgaben, Rechnungswesen und die Finanzen kleiner, mittlerer und großer Unternehmen. Seit zwei Jahren bin ich bei uns führend speziell für den Mittelstand zuständig.

In Ihrem Segment ist Ihr Unternehmen global im renommierten „Magic Quadrant“ seit fünf Jahren in Folge die Nummer Eins, ebenso in etlichen weiteren Analystenbewertungen.

Wir sehen uns als junges, agiles und innovatives Unternehmen für “Spend Management“, ähnlich wie einst SAP für ERP (Enterprise-Resource-Planning). Die Lösung wurde von Beginn an auf die Cloud ausgerichtet und hierfür programmiert, und ist damit sozusagen in der Cloud geboren. Dies war 2006 in den USA, und tatsächlich auch dort bereits mit dem Schwerpunkt Mittelstand. Vor gut neun Jahren kamen wir dann mit fünf Leuten und fünf Laptops nach Europa. Heute haben wir hier eine eigene Organisation mit 700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Mit unserem marktführenden Treasury Management Tool, welches wir aus der Akquisition des Treasury-Spezialisten BELLIN 2020 in unser Lösungsportfolio aufgenommen haben, sprechen wir besonders den hiesigen Mittelstand an.

Und bieten diesem damit Lösungsmethoden, die bislang eher in multinationalen Konzernen üblich waren.

Genau, wie zum Beispiel bei BMW, Münchner Rück, Airbus oder Sanofi. Letztendlich sind aber die Herausforderungen für die kleineren und mittelgroßen Unternehmen die gleichen wie für Konzerne. Konzerne gehen diese strategisch und systematisch an und leisten sich die Unterstützung von Software. Wir reduzieren bei der Basisstruktur die Komplexität, passen sie den Größenverhältnissen des Mittelstands an und reduzieren damit erheblich Aufwand und Kosten. Damit bieten wir eine Lösung, die vom Umfang her perfekt zum Mittelstand passt und in der Leistung Enterprise-Stärke aufweist und immer skalierbar bleibt.

Das Angebot ähnlicher Lösungen ist im Bereich Procurement und Finanzen naheliegend, im Gegensatz zu den früher nicht unüblichen, völlig eigenständigen Ansätzen für Softwareentwicklung, die mit hohen Kosten und ständiger Wartung verbunden gewesen waren.

Absolut. Wir bieten innovative Möglichkeiten, bei denen zugleich die gemeinsamen Aufgaben, also Rechnungswesen, Beschaffung und vieles mehr, über eine einzige Plattform angegangen werden. Die spezifischen Herausforderungen, zum Beispiel je nach Branche, werden dann individuell abgeleitet gelöst. Dies läuft über ein modulares, jeweils unterschiedlich zusammensetzbares System. Es ist ein lernendes  System, das wir mit den jeweiligen Geschäftspartnerinnen und -partnern immer weiterentwickeln. Ein Beispiel: Der Beschaffer ruft bei uns meist immer noch den Lieferanten an, was sicherlich auch viele, nicht zuletzt außerökonomische, Vorteile haben mag. Privat aber haben sich die Menschen an reine Online-Transaktionen beim Einkauf gewöhnt und werden bei ihren Entscheidungen intelligent durch den Kaufprozess geführt, einschließlich vieler Vergleichsmöglichkeiten. Ähnliches kann man sich selbstverständlich für den betrieblich-professionellen Rahmen vorstellen. Bis hin zu der Möglichkeit, mittels Künstlicher Intelligenz (KI) per Digitalfoto nur visuell bekannte Produkte zu identifizieren und bestellen zu können. Wir können auf Basis des Bekannten oder Gewünschten ganz neue innovative Wege und Strategien anbieten.

Clustering und Data Mining, also das intelligente Zusammenführen und Auswerten vieler einzelner Informationen und Indikatoren, sind dann wohl Kernaktivitäten von Coupa.

Genau, wir können sowohl anonymisierte und aggregierte Daten unserer über 2.500 Kunden als auch ausgewählte Daten der etwa weltweit sieben Millionen Lieferanten analysieren und stellen diese Analysen den Mitgliedern der Coupa-Community zur Verfügung. Unter anderem bieten wir damit ein Benchmarking, mit welchem unsere Kunden ihre eigenen Kennzahlen mit den Benchmarks der anderen Coupa Kunden vergleichen können. Wie gut sind beispielsweise die aktuellen Zeitaufwände für Bestellung und Beschaffung im Vergleich zu anderen Unternehmen? Gleichzeitig gibt das System Vorschläge für die Optimierung und damit zur Steigerung der Unternehmensperformance. All das geschieht in Echtzeit, zugleich rechtlich korrekt unter Einhaltung aller Datenschutzrichtlinien. Strukturell gilt das gleiche Prinzip für einen multinationalen Konzern wie für einen Mittelständler.

Welche Rolle spielt die Anonymisierung beim Modell der Coupa-Community?

Anonymität ist immer gewährleistet. Was wir machen, ist, Ebenen zu clustern: Für bestimmte Branchen – Banken, Mode, Energie – können die Ergebnisse zusammengefasst abgerufen werden. Das ermöglicht, individuelle Sektoren zu vergleichen, nicht aber gezielt mit einem einzigen Konkurrenten, sofern dessen Informationen nicht öffentlich sind.

Wie innovativ ist Ihrer Meinung nach der Mittelstand in Bezug auf Ihre Angebote für Beschaffung, Einkauf und Rechnungswesen?

Bei Logistik, Robotics und vielen anderen Basics hat man inzwischen die Notwendigkeit zur Digitalisierung erkannt und diese gut umgesetzt. Blickt man aber zum Beispiel in die Finanzabteilung, so sieht man sich sehr häufig immer noch mit einem Meer von händisch bearbeiteten Aktenordnern bis hin zu überquellenden Umzugskartons konfrontiert. Geht es um Cash Management, also das direkt und kurzfristig eingesetzte Geld, so leuchtet dort meistens der Vorteil digitaler Verarbeitung und automatisierter Prozesse ein. Bei den mittel- und langfristigen Möglichkeiten, die Coupa eröffnet und welche letztlich sogar noch viel profitabler sind, sieht das leider anders aus. Häufig wird befürchtet, Compliance-Regeln zu verletzen, oder man möchte die Lieferanten nicht überfordern. Dabei könnten einerseits die Lieferanten profitieren, und andererseits könnte die Einhaltung von Compliance-Regeln verbessert werden – mit einem deutlich geringeren Aufwand. Meiner Einschätzung nach liegt die Digitalisierungsquote in der Administration des deutschen Mittelstands bei nur rund zwanzig Prozent.

Ein psychologisches Phänomen: die Angst vor Veränderung …

Natürlich rufen ganzheitliche Konzepte, die das gesamte Unternehmen umkrempeln, Skepsis hervor. Wir setzen deshalb auf eine passende und gezielte Umsetzung, die sich auf die wesentlichen Bereiche konzentriert und von denen aus wir dann organische Weiterentwicklungen ableiten. Das Ziel ist, bei Entscheidungen zur Digitalisierung einzelner Abteilungen immer das gesamte Unternehmen im Blick zu behalten, unternehmensstrategisch zu denken und dann umzusetzen.

Und auf der Softwareseite ersetzt Coupa nicht andere Lösungen, sondern geht konsequent den Weg der Integration.

Coupa ist eine klassische Erweiterung beziehungsweise Ergänzung zu einem ERP. Damit fokussieren wir auf eine einfache Integration unter Hervorhebung unseres Alleinstellungsmerkmals, der User Experience, also des Nutzererlebnisses. Wir sprechen die Nutzerfreundlichkeit an, bieten intuitive Anwendungen, sind keine Spezialsoftware für IT-Spezialisten. Wir setzen auf logische, effiziente und schlanke Andockungspunkte für bestehende Systeme.

Das passt insgesamt zu dem von Ihnen propagierten lernenden System, im digitalen wie im sozialen und unternehmerischen Sinne.

Wir entwickeln uns ständig innovativ weiter und stellen jährlich den Mitgliedern der Community, also auch den Kunden, drei komplett neue Softwareupdates kostenfrei zur Verfügung. Uns attestieren fast sämtliche Analysten in unserem Markt eine bis zu dreimal schnellere und innovativere Entwicklung. All das ist nur durch große innovative Entwicklungsteams möglich.

Spannend finde ich bei Coupa Treasury neben Finanzprozessen auch den Faktor Sicherheit, zum Beispiel gegen Cyberkriminalität.

Das Risiko, in heutiger Zeit Teil eines Angriffs durch Cyberkriminelle zu werden, steigt durchgehend. Gerade der Mittelstand kann häufig sicherheitstechnisch mit den Angreifern nur schwer mithalten. Es besteht aus meiner Sicht noch ein erheblicher Nachholbedarf, es Treffen veraltete Strukturen auf modernste technologische Entwicklungen. Gerade der Mittelstand wurde hier in letzter Zeit häufig attackiert. Die Süddeutsche Zeitung berichtete bereits Ende 2020 über zahlreiche Fälle wie zum Beispiel bei der Funke Mediengruppe oder dem Maschinenbauer Netzsch, und die Zahl der Angriffe nimmt stetig zu. Das gesamte Finanzsystem von der Beschaffung bis zum Treasury steht schlimmstenfalls im Schaufenster, beziehungsweise die betroffenen Unternehmen werden Opfer einer Erpressung über Ransomware. Die Cloud kann dafür als wesentliche Sicherheitsstrategie unterstützen. Coupa muss als reiner Cloudanbieter dafür Sorge tragen, dass Externen der illegale Eingriff verwehrt bleibt und treibt hier einen sehr hohen Aufwand. Wir haben einen sehr hohen Sicherheitsstandard und führen in kürzesten Zeitfenstern Audits und Prüfungen durch, wodurch ich sagen kann: Die Coupa Cloud ist die am besten gesicherte Option für Unternehmen.

Was kann der BVMW zu einer deutlichen Verbesserung der Infrastruktur beitragen?

Er könnte die unzähligen Erfolgsgeschichten, die es rund um die Digitalisierung von Unternehmen gibt, noch deutlicher herausstellen. Das schafft Leuchttürme, Vorbilder, ermutigende Beispiele. Es gibt so viele davon, faszinierend und erfolgreich. Hier nenne ich gerne das Beispiel Coupa Advantage: eine Lösung, die aus der Community heraus als eine Art Einkaufsgemeinschaft für alle Mitglieder entstanden ist und den Anwendern vorverhandelte Verträge mit Anbietern wie zum Bespiel Bechtle, Office Depot, Schreiber-Weinert, Raja Group und vielen mehr bietet. So schaffen wir Mehrwert für jeden Coupa Nutzer, der direkt monetär bewertbar ist, und geben kleineren Unternehmen die Einkaufsmacht eines Großunternehmens. Und zwar ab Tag 1 des Beitritts. Das gilt für Mittelständler wie für Multinationale. Einen Teil der Beträge aus dem Coupa Care Programm spenden wir für wohltätige Zwecke oder gemeinnützige Vereine, wie beispielsweise das Rote Kreuz.

Rundum einleuchtend, ebenso wie Ihr Anspruch, „Positive User Experience“ zu bieten.

Ja, eine angenehme und einfache Nutzung unseres Systems ist das A und O der Unternehmensphilosophie. Außerdem wirkt ein positives Nutzererlebnis auch ganz zentral als finanzieller Faktor und schafft positive Ergebnisse. Zudem wirkt es motivierend und schafft Enthusiasmus: Wir lernen von anderen, sie lernen von uns.

Erzählen Sie von Ihrem persönlichen Werdegang.

Gestartet bin ich im Bereich Rechnungswesen, begeisterte mich dann recht früh für Digitalisierung, besonders dem e-Invoicing. Über die Finanzprozesse stieg ich in eine Beratungsgruppe ein. Für ein finnisches Unternehmen arbeitete ich im Bereich Procure-to-Pay und Cash Management. Von dort aus kam ich zu Coupa. Die Innovation und die Aufbaumöglichkeiten hier begeistern mich jeden Tag aufs Neue.

Ich danke Ihnen sehr für das Gespräch.

Coupa Software Inc.

Rechtsform: Coupa Software Inc.
Gründung: 2006
Hauptsitz: San Mateo, Kalifornien, Vereinigte Staaten
Geschäftsführer: Rob Bernshteyn (CEO)
Regional Director DACH, Benelux, Osteuropa: Thomas Rohn
Mitarbeiter: circa 3000 Mitarbeiter (weltweit)
Umsatz: 542 Millionen US Dollar
Branche: Software und Services
Webseite: www.coupa.com