Wie Sie Steuerunterlagen digitalisieren

In modernen Unternehmen sollten Digitalisierungsprozesse nicht vor Steuerunterlagen Halt machen. Schon vor Jahren hat das Bundesministerium der Finanzen dargelegt, welche Vorgaben hinsichtlich der IT-gestützten Finanzverwaltung zu stellen sind.

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vom 14. November 2014 sind eine Verwaltungsanweisung, die gegenüber den nachgeordneten Dienststellen Verbindlichkeitscharakter hat. Die GoBD sind für Veranlagungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen und betreffen grundsätzlich alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften im Sinne des Paragraphen 5 EStG, Paragraph 4 Abs. 1 EStG sowie Einnahmen-Überschuss-Rechnern.

Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu zählen nach den GoBD neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurden. Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen einschließlich der Verfahren trägt allein der Steuerpflichtige. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auf Dritte.

Bei Dienstleistern, die sich auf die Digitalisierung von Steuerunterlagen spezialisiert haben, verläuft der Prozess in fünf Kernschritten:

 

  1. Individuelle Abstimmung mit dem Kunden über die gewünschte Ein- und Aufteilung nach Kategorien wie Dokumentenarten und -gruppen (Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kasse,   Lieferscheine usw.)
  2. Je nach Kundenwunsch wird die Logistik der Papierakten übernommen.
  3. Aufbereitung der Ordner für den Scan – das heißt: Entnahme der Unterlagen aus den Ordnern und Entfernung von Fremdkörpern am Papier wie Büroklammern.
  4. Scannen der Dokumentenstapel je nach Kundenwunsch in Schwarz-weiß oder Farbe. Die Dokumente werden unter Beachtung strenger Vorschriften verarbeitet, sodass sie in digitaler Form Rechtsgültigkeit aufweisen. Die Papierform darf im Anschluss vernichtet werden.
  5. Abschluss durch manuelle oder maschinelle Kontrolle, Kategorisierung und Verschlagwortung über Software oder händisch von Mitarbeitern. Die Daten werden dem Kunden in Standard-Formaten wie PDF, TIFF oder JPG ausgegeben. Sie sind für ERP-, SAP- oder DMS-Systeme integrierbar.

 

Kategorisierung der Dokumente

Zusammenfassung der aufbereiteten Unterlagen in scankonforme Dokumentenstapel, mögliche Papierformate von DIN A8 bis DIN A0. Möglich ist ein Posteingangs-Scan, bei dem die Dokumente bereits bei Eingang gescannt werden und am gleichen Tag digital zur Verfügung stehen

Gut zu wissen

BVMW-Mitglied dokuhaus Archivcenter GmbH in Wiedemar bei Leipzig ist Dienstleister für die Digitalisierung von Steuerunterlagen und besitzt Zertifizierungen, die die Voraussetzungen einer rechtssicheren Verarbeitung von papiergebundenen Buchhaltungsdokumenten entsprechend der GoBD schaffen.

www.dokuhaus.com

 

Uta Georgi

BVMW Pressesprecherin Sachsen

uta.georgi@bvmw.de

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Dafür kämpft der Mittelstand BVMW – notfalls per Verfassungsbeschwerde in Karlsruhe.