Das sind die Vorteile der E-Rechnung

Ab Ende November 2020 sind Lieferanten, die als Auftragnehmer für Bund und Behörden tätig sind, bis auf wenige Ausnahmen zum Versand elektronischer Rechnungen verpflichtet. Ein Gespräch mit Expertin Daniela Riegler von der Schütze AG (BVMW-Mitglied).

DER Mittelstand.: Frau Riegler, worauf geht diese gesetzliche Verpflichtung zurück?

Daniela Riegler: Durch eine EU-Richtlinie und deren nationale Umsetzung in der E-Rechnungsverordnung des Bundes werden öffentliche Auftraggeber seit November 2018 Stück für Stück verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ab dem 27. November 2020 gilt dies auch für Lieferanten.

Wer ist betroffen?

Grundsätzlich müssen bis auf wenige Ausnahmen alle Lieferanten der öffentlichen Verwaltung in Zukunft ihre Rechnungen als E-Rechnungen stellen.

Was genau verbirgt sich hinter der E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist erst einmal nicht mehr als ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Der dafür in Deutschland von der Verwaltung vorgesehene Standard heißt XRechnung. Es handelt sich um einen offenen, unentgeltlichen und zukunftssicheren Datenstandard, der den Vorgaben des europäischen Komitees für Normung (CEN) entspricht. Anders gesagt: Eine gescannte oder im PDF-Format erstellte und per E-Mail versendete Rechnung ist noch keine E-Rechnung.

Wie werden E-Rechnungen versendet und empfangen?

Der Bund empfängt E-Rechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Um direkt aus dem IT-System des Rechnungsstellers an die ZRE zu senden, stehen den Lieferanten verschiedene Übertragungskanäle zur Verfügung. Daneben können sich Lieferanten entscheiden, eine XRechnung direkt auf der Webseite der ZRE hochzuladen. Oder falls keine Software zur Erstellung von XRechnungen vorhanden ist, können die Daten direkt in der ZRE im Internet eingegeben werden.

Was müssen Lieferanten nun tun?

Zunächst sollten Lieferanten prüfen, ob sie von der E-Rechnungsverordnung betroffen sind. Wenn dies der Fall ist, muss sichergestellt werden, dass E-Rechnungen erstellt und an die ZRE übermittelt werden können.

Welche Vorteile ergeben sich aus Ihrer Sicht durch die E-Rechnung?

Die Vorteile der E-Rechnungen liegen für Lieferanten auf der Hand: Nach einmaliger Registrierung können Rechnungen an die Bundesverwaltung elektronisch übermittelt werden, sodass Einsparungen durch den Entfall von Druck und postalischem Versand einer Rechnung erzielt werden können.

Zudem ist mit Blick auf die Rechnungsbearbeitung zu erwarten, dass durch die Minimierung der Transportzeiten sowie den Wegfall ganzer Arbeitsschritte eine Verkürzung der Durchlaufzeit einer Rechnung erreicht wird. So wird aus der Pflicht zur E-Rechnung ein wirtschaftlicher Vorteil.

 

Das Wichtigste in Kürze

Die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) vom 6. September 2017 verpflichtet

 

  • die öffentliche Verwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen und

  • die Lieferanten und Dienstleister der öffentlichen Verwaltung zum Versand von elektronischen Rechnungen.

 

Die Annahme von E-Rechnungen ist bereits seit dem 27. November 2018 Pflicht für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes, ab dem 27. November 2019 für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung in Deutschland. Stichtag für die Lieferanten ist der 27. November 2020. Ab diesem Zeitpunkt können öffentliche Auftraggeber auf die Zusendung einer E-Rechnung bestehen.

Von der Verpflichtung ausgenommen sind (§ 3 Absatz 3 ERechV)

 

  • Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 Euro

  • geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten und

  • bestimmte Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes bzw. sonstige Beschaffungen im Ausland.

 

Nach einmaliger Registrierung an der ZRE können Rechnungen über die Plattform an sämtliche Einrichtungen der Bundesverwaltung übermittelt werden. Über den Standard XRechnung informiert die Koordinierungsstelle für IT-Standards: https://bvmw.info/xrechnung

Die ZRE ist erreichbar unter: https://xrechnung.bund.de/

Fragen zur Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes beantwortet der Bürgerservice: 0228 99681-10101, 030 18681-10101

 

Daniela Riegler

Schütze AG, BVMW-Mitglied

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