Compliance im Einkauf

Ein wirksames Compliance-Management-System hat sich mittlerweile auch für mittelständische Unternehmen als unerlässlich herausgestellt. Es soll regelkonformes Verhalten sicherstellen. Anfällig für Verstöße ist besonders der Einkauf.

Anforderungen von Rechtsprechung und Gesetz steigen stetig. Zudem ist anerkannt, dass funktionierende Compliance-Systeme die Haftungsrisiken für Unternehmen und Führungskräfte deutlich reduzieren können. Grundlage jeder Einführung eines Compliance-Management-Systems ist eine umfassende Risikoanalyse, um die „gefährdeten Punkte“ eines Unternehmens herauszufinden, bestehende Gegenmaßnahmen zu bewerten und den Handlungsbedarf zu definieren. Hier können, je nach Unternehmen, ganz unterschiedliche Maßnahmen abzuleiten sein.

„Compliance-Maßnahmen müssen in die Einkaufsprozesse integriert werden."

Ein häufig sensibler Unternehmensbereich ist in diesem Zusammenhang regelmäßig der Einkauf. Dieser kommt naturgemäß mit Lieferanten, aber auch mit internen Fachabteilungen in Berührung und fungiert dabei gleichsam als eine Art Schnittstelle innerhalb eines Compliance-Management-Systems.

Von Scheinverträgen bis zu Kartellrechtsverstößen

Häufige Compliance-Risiken im Bereich Einkauf liegen in der Produkthaftung, der Bestechung bei Auftragsvergaben, bei wettbewerbsbeschränkenden Maßnahmen, bei Ausschreibungen und im Vergaberecht. Sensibel sind auch der Einsatz von Fremdressourcen über Dienst- und Werkverträge. Ebenso müssen Gesetzes- und Regelverstöße durch Dritte, etwa Lieferanten, berücksichtigt werden.

Beispielhaft sind Scheinverträge. In diesen Fällen werden häufig Dienstleistungen wie etwa Beratungen beauftragt und abgerechnet, die gar nicht erbracht werden. Dies schädigt nicht nur das eigene Unternehmen, sondern häufig auch Lieferanten sowie den freien Wettbewerb. Solche Handlungen ziehen häufig strafrechtliche Konsequenzen nach sich.

Den vorgenannten Risiken lässt sich nach vorheriger Analyse und Beratung durch wirksame Compliance-Maßnahmen entgegentreten. Diese müssen Schritt für Schritt in die Einkaufsprozesse integriert werden. Dazu können Unterschriftenregelungen, Mehraugenprinzipien sowie die Einrichtung von Anlaufstellen für die Mitteilung von Unregelmäßigkeiten zählen.

Essenziell für jede Art der Einführung von Compliance-Management-Systemen ist die regelmäßige Kontrolle der Wirksamkeit der eingeführten Maßnahmen sowie eine entsprechende Schulung der Angestellten.

Gut zu wissen:

 

  • Regelwidriges Verhalten im Unternehmen kann teuer werden

  • Ein wirksames Compliance-Management ist daher unerlässlich

  • Die meisten Verstöße geschehen im Einkauf

 

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Prof. Dr. Benjamin Weiler

Rechtsanwalt

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