Unbeschwert feiern & schenken

Das Finanzamt hat die Regeln für steuerfreies Schenken und Feiern eng gesteckt. Wir haben die wichtigsten Tipps zusammengestellt.

Ein guter Arbeitgeber legt Wert darauf, dass seine Angestellten motiviert sind und sich gern ins Unternehmen einbringen. Für gute Stimmung sorgen gemeinsame Feste: Der Klassiker unter den Betriebsfeiern ist dabei die jährliche Weihnachtsfeier. Diese liegt als Betriebsveranstaltung grundsätzlich im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers und ist deshalb lohnsteuerfrei. Doch Vorsicht: Wird die Höchstgrenze von 110 Euro pro Arbeitnehmer überschritten, muss der übersteigende Betrag versteuert werden.

„Damit sich die Betriebsveranstaltung für die Arbeitgeber in steuerfreien Grenzen hält, müssen die Ausgaben im Rahmen bleiben."

 

Die Feier perfekt planen – auch in der Buchhaltung
Nicht nur die Organisatoren der Weihnachtsfeier sind vor dem Fest gefordert, auch die Buchhaltung muss für die perfekte Planung mit ins Boot. Steuerlich ausschlaggebend für die Weihnachtsfeier ist zunächst, dass der Arbeitgeber die Zuwendungen im überwiegend betrieblichen Interesse erbringt. Dazu gehört, dass nur Arbeitnehmer (und gegebenenfalls ihre Partner) teilnehmen, und die Veranstaltung allen Betriebsangehörigen offen steht. Das Finanzamt fasst hierbei den Begriff „Arbeitnehmer“ weit und lässt zu, dass beispielsweise auch ehemalige Mitarbeiter, Leiharbeitnehmer oder Praktikanten an der Betriebsfeier teilnehmen dürfen.
Damit sich die Betriebsveranstaltung für die Arbeitgeber in steuerfreien Grenzen hält, müssen die Ausgaben im Rahmen bleiben. Im Prinzip sind alle Aufwendungen anrechenbar, die anlässlich der Feier entstehen – wie Speisen und Getränke, Musik und andere künstlerische Darbietungen, die Übernahme von Fahrt- und Übernachtungskosten und vieles mehr, unabhängig davon, ob diese einem einzelnen Arbeitnehmer zugerechnet werden können oder nicht. Die gesamten Kosten werden auf alle Teilnehmer der Veranstaltung umgelegt, um so den Pro-Kopf-Anteil je Arbeitnehmer zu ermitteln, der 110 Euro nicht übersteigen darf.
Dabei handelt es sich um einen Freibetrag, das bedeutet, dass die anteiligen Ausgaben für die Betriebsfeier für den Mitarbeiter bis zu dieser Summe steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Erst Kosten oberhalb dieses Betrags werden als geldwerter Vorteil steuerpflichtig. Wird der Steuerfreibetrag überschritten, oder werden innerhalb eines Jahres mehr als zwei Betriebsveranstaltungen durchgeführt, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, der individuell entsprechend der eigenen Steuerklasse versteuert werden muss. Solch eine Überschreitung kann beispielsweise dann eintreten, wenn ein Arbeitnehmer seinen Partner zur Betriebsveranstaltung mitbringt. Denn dessen Kosten werden ebenfalls dem Arbeitnehmer zugerechnet. Allerdings besteht auch die Möglichkeit zur begünstigten pauschalen Besteuerung durch den Arbeitgeber, um die Mitarbeiter zu entlasten. Die Aufwendungen durch die Feier bucht der Unternehmer als „Sonstige betriebliche Aufwendungen“.

Geschenke
Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft. Will der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern oder Geschäftspartnern ein Geschenk machen, gibt es allerdings einiges zu beachten. Ob und welche Steuerzahlungen für Präsente anfallen, hängt vom Wert der Sache und von den Beschenkten ab. Denn für Mitarbeiter gelten andere Regeln als für Geschäftspartner. Ausnahme sind nur Streuartikel wie Kugelschreiber oder USB-Sticks, deren Anschaffungspreis darf zehn Euro nicht übersteigen. Sie gelten weder als geldwerter Vorteil noch als Zuwendung, und so fällt keine Versteuerung an.

Geschenke an Mitarbeiter
Die Kosten für Geschenke an Mitarbeiter können Arbeitgeber als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen – egal, in welcher Höhe. Trotzdem gilt auch hier: Teure Geschenke müssen versteuert werden. Beispielsweise zu Weihnachten kann der Arbeitgeber die Regelung nutzen, dass er einem Arbeitnehmer auch ohne persönlichen Anlass (wie Geburtstag, Hochzeit oder Geburt eines Kindes) Sachzuwendungen im Wert von maximal 44 Euro im Monat zukommen lassen darf. Weihnachtsgeschenke bleiben (nur) bis zu dieser Summe steuer- und sozialabgabenfrei. Aber Vorsicht: Hier handelt es sich um eine Freigrenze: Bekommt ein Arbeitnehmer also auch nur einen Cent mehr im Monat, wird der ganze Betrag steuer- und abgabenpflichtig. Das heißt, der Mitarbeiter muss das Geschenk dann zu seinem persönlichen Steuersatz versteuern. Damit das nicht nachträglich zu Ärger und Frust führt, kann der Arbeitgeber dafür die Pauschalsteuer in Höhe von 30 Prozent übernehmen.

Gutschein mit Geldbetrag
Die Anwendung der 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze für Mitarbeiterpräsente ist auch für Gutscheine mit Geldbetrag möglich. Eine Barauszahlung des Guthabens darf auf keinen Fall möglich sein. Daher sind in der Praxis elektronische Gutscheine häufig praktikabler, weil sie selbst geringe Restbeträge als Guthaben speichern.

Geschenke an Geschäftspartner
Geschenke an Geschäftspartner sollen gleichermaßen die gute Beziehung in der Vergangenheit honorieren wie für die Zukunft sichern. Allerdings: Nur bis zu einem Betrag von 35 Euro pro Jahr und Person lassen sich Präsente an Geschäftskontakte als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Um den Steuerabzug zu bekommen, müssen Geschenk und Empfänger genau in der Buchführung erfasst sein. Beim Überschreiten der Freigrenze führt das zum Wegfall des gesamten Betrages. Damit der Beschenkte sich nicht nachträglich über zusätzliche Kosten ärgern muss, kann der Geber diese Beträge in Form einer Pauschalsteuer von 30 Prozent übernehmen. Um zu vermeiden, dass der Beschenkte das Geschenk nicht auch versteuert, ist es sinnvoll, auf die Übernahme der Pauschalsteuer hinzuweisen, denn grundsätzlich gilt, dass der Empfänger eines Geschenks dessen Wert als Einnahme verbuchen und versteuern muss.

Gut zu wissen

 

  • Weihnachtsfeiern und andere Betriebsveranstaltungen: Freibetrag 110 Euro pro teilnehmendem Mitarbeiter (maximal für zwei Veranstaltungen im Jahr)

  • Geschenke an Mitarbeiter: Freigrenze 44 Euro pro Monat, Gutscheine nur ohne Barauszahlung

  • Geschenke an Geschäftspartner: Freigrenze 35 Euro für Betriebsausgabenabzug

 

Dirk Müller

Content Marketing Manager

Haufe Group

www.haufegroup.com

 

Foto: © Cineberg

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