Die Digitalisierung als Chance sehen

Bei gut 33 Grad im Schatten waren die Teilnehmer der personalDigital 2019 froh, dass die Veranstaltungs-Location klimatisiert war. Was es dort an "heißen" Themen und Inhalten gab, lesen Sie in der Zusammenfassung zum Event vom 25. Juni 2019.

Überzeugt von den Chancen, die die Digitalisierung mit sich bringt (v.l.n.r): Christoph Buluschek, Experte für digitale Prozesse bei Agenda Informationssysteme, Christel Schmuck, Projektreferentin beim Mittelstandszentrum 4.0 _Gemeinsam digital, Christian Scholze, Geschäftsleiter bei blösch.partner und Wolfgang Thanner, Leiter des BVMW-Kreisverbandes Wirtschaftsregion München.

Bin ich zukünftig in meinem Job überflüssig, weil meine Tätigkeiten genauso gut von einer Maschine erledigt werden können? Laufen mir meine Mitarbeiter bald davon, weil es attraktivere Unternehmen gibt – trendigere und modernere als meinen mittelständischen Betrieb?

Sorgen, die sich Mitarbeiter wie Führungskräfte im Zuge der Digitalisierung gleichermaßen stellen.

Die Antwort: Die Digitalisierung nicht als Fluch, sondern als Segen – als Mittel zum Zweck – verstehen.

München. Dass digital alles andere als fatal bedeutet, zeigte die Veranstaltung „_Personal digital – smarte Lösungen, starker Mittelstand“ in der Münchner Veranstaltungs-Location MS Weitblick. Der Bundesverband für mittelständische Wirtschaft (BVMW), der Rosenheimer Softwarehersteller Agenda Informationssysteme und _Gemeinsam digital, das Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Berlin haben die Eventreihe ins Leben gerufen. Die Botschaft: die Zukunft in Sachen Personalarbeit und Mitarbeiterbindung als Chance begreifen.

Effizienter und sicherer – Personalarbeit mit digitalen Tools

Denn: Aufgrund der Digitalisierung werden Büros nicht zu menschenleeren Räumlichkeiten, in denen nur noch das Rotieren der Maschinen zu hören ist. Für kognitive Tätigkeiten werden Unternehmen nach wie vor Mitarbeiter beschäftigen – nur haben diese einfach cleverere Tools zur Hand, um ihre Arbeit effizienter und anforderungsgerechter auszuüben.  

Christoph Buluschek, Experte für digitale Prozesse bei Agenda Informationssysteme, zeichnete ein ernüchterndes Bild der Gegenwart: „Personalabteilungen in kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) stecken häufig noch in den 90er Jahren fest“. Papieranträge, Excel-Listen und Leitz-Ordner zur Aufbewahrung wichtiger Mitarbeiterdokumente sind nach wie vor gang und gäbe. Das daraus resultierende Hauptproblem: „Routine-Verwaltungsaufgaben wie Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Auswertungen zur Personalsituation fressen wertvolle Zeit“. Zeit, die sie angesichts des Fachkräftemangels und einer sich stetig verändernden Arbeitswelt für andere Aufgaben benötigen, beispielsweise für die strategische Unterstützung der Geschäftsführung oder die Weiterentwicklung der Belegschaft.

Auch beim Mitarbeiter-Datenschutz stoßen Personalabteilungen mit dieser Arbeitsweise schnell an ihre Grenzen: „Beispielsweise, wenn sie sensible Daten per Mail verschicken oder in Schattenakten aufbewahren.“

Buluschek rät, gewohnte Abläufe zu hinterfragen und HR-Prozesse stärker am Nutzer auszurichten. Hier kommen die digitalen Tools ins Spiel. Damit lässt sich beispielsweise die Krankmeldung bequem per App verschicken, der Urlaubsantrag von überall aus per Cloud stellen und das Mitarbeiterdokument sicher in der digitalen Personalakte archivieren. Prozesse werden automatisiert und standardisiert – und gleichzeitig sicherer und effizienter.

Authentischer und attraktiver – Mitarbeiterbindung in Zeiten der Digitalisierung

Doch was nützt es KMU, ihre Abläufe zu optimieren, wenn es keine Mitarbeiter gibt, die diese ausführen? Hier kommt das sogenannte Employer Branding – die Mitarbeiterbindung – ins Spiel. „Für kleine Unternehmen wird es immer schwieriger, sich gegen die großen in ihrer Branche durchzusetzen. 2018 gab es in der IT-Branche 82.000 offene Stellen. Hat die Konkurrenz also erst einmal einen Mitarbeiter abgeworben, kann es lange dauern, einen neuen zu finden“, erläuterte Christian Scholze, Mitglied der Geschäftsführung des Beratungsunternehmens blösch.partner.

Wer den Bedürfnissen jüngerer Generationen und einer vielfältigeren Gesellschaft gerecht werden will, der muss sich nicht verbiegen – vielmehr seine eigene Individualität in den Fokus rücken. „Mitarbeiter bevorzugen überschaubare Strukturen, kurze Arbeitsprozesse sowie eine persönliche Atmosphäre“, so Scholze. Eigentlich genau das, was gerade mittelständische Unternehmen bieten. „Befragen Sie Ihre Mitarbeiter, um herauszufinden, was den Kern Ihres Betriebs ausmacht. Zufriedene Angestellte sind Ihr bestes Aushängeschild.“

Wichtig, so der Experte, sei es, dass die Bereitschaft umzudenken, von der Unternehmensleitung selbst kommt. „Eine Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung – die die Zielgruppe am besten kennt – und dem Marketing – das Erfahrung mit der Kommunikation hat – ist ratsam.“

Vier Phasen der Implementierung empfahl der Experte:

 

  • Den Ist-Zustand analysieren: „Entwickeln Sie ein gemeinsames Verständnis für Ihre Unternehmenskultur.“
  • Ziele definieren: „Orientieren sich an Ihrer Unternehmensstrategie, Ihrem Leitbild und Ihren Werten.“
  • Die Kommunikation umsetzen: „Nutzen Sie digitale Möglichkeiten, um Ihre eigenen Mitarbeiter zu informieren, aber auch um nach außen zu kommunizieren. Eine ansprechende Website mit einem Karrierebereich ist Pflicht, Social-Media-Aktivität empfehlenswert.“
  • Den Erfolg messen: „Ziehen Sie Kennzahlen in Betracht, die ein Indikator dafür sind, wie sich ihr Betriebsklima entwickelt hat – beispielsweise die Fluktuationsrate, die Gesundheits- und Unfallquote.“

 

Digital – einfach genial  

Wer die Digitalisierung als Chance begreift, kann quälende Zukunftssorgen über Bord werfen. Die Arbeitswelt wird sich nicht dramatisch ins Negative kehren – im Gegenteil. KMU müssen nur verstehen, wie sie die Veränderungen für sich nutzbar machen.                                    

Über Agenda 

Die Firma Agenda wurde im Jahr 1984 gegründet und ist seither inhabergeführt. Der Software-Hersteller mit Sitz in Rosenheim zählt heute mehr als 17.000 Kunden. Darunter sind vorwiegend kleine und mittlere Unternehmen sowie Angehörige der steuer- und wirtschaftsberatenden Berufe. Zum Produktportfolio gehören Lösungen aus den Bereichen Personalwesen, Rechnungswesen, Steuerberechnung und Office-Management.
Mit dem integrierten System aus Software, IT-Lösungen, Service und Wissen bietet Agenda seinen Anwendern ein professionelles Werkzeug für die tägliche Arbeit. Zum besonderen Service von Agenda zählen die individuelle Betreuung der Kunden sowie zahlreiche Fortbildungsangebote, beispielsweise regelmäßige Online-Seminare. Der automatische Update-Service stellt sicher, dass die Software der Kunden rechtlich und technisch immer auf dem aktuellen Stand ist. Weitere Informationen finden Sie unter agenda-software.de.

Über den BVMW

Der BVMW ist die größte, freiwillig organisierte und branchenübergreifende Interessenvereinigung des deutschen Mittelstands in Deutschland. Der BVMW vertritt im Rahmen der Mittelstandsallianz die gemeinsamen wirtschaftlichen, sozialen und gesellschaftspolitischen Interessen von 32 Arbeitgeber- und Wirtschaftsverbänden mit 1,1 Millionen Mitgliedern. Er erhält den Freiraum für wirtschaftliches Handeln und sichert gleichzeitig den sozialen Frieden.

Über _Gemeinsam digital, das Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Berlin

_Gemeinsam digital, das Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Berlin ist eine zentrale Anlaufstelle für alle Unternehmen in Berlin und bundesweit im Bereich Digitalisierung. Es wird seit Mai 2016 vom Bundesverband mittelständische Wirtschaft federführend geleitet. Das Kompetenzzentrum arbeitet branchenübergreifend, verständlich, praxisnah und nutzerorientiert. Es informiert über digitale Themen und unterstützt Sie, Ihr eigenes Projekt anzustoßen. Alle Angebote sind kostenfrei. _Gemeinsam digital ist ein Förderprojekt des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) im Förderschwerpunkt Mittelstand-Digital. Mit Mittelstand-Digital unterstützt das BMWi die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk.