Die 5 wichtigsten Werkzeuge für die Teamarbeit im Homeoffice

Arbeiten von Zuhause - zukünftig sicher ein Thema auch nach der Krise. Welche wichtigen Bereiche abzudecken sind und welche Tools aktuell verfügbar sind, hat unser Mitglied Digital Consulting Group zusammengestellt. Ein kurzer Überblick.

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Die fünf wichtigsten Werkzeuge für die Teamarbeit im Homeoffice

Die Corona Krise hat in vielen Organisationen offenbart, ob Ihre Maßnahmen zur Digitalisierung weit genug fortgeschritten waren. Wer dabei Nachholbedarf entdeckt hat, findet hier die fünf wichtigsten Funktionen für die digitale Zusammenarbeit räumlich getrennter Teams:

 

  • Gespräche führen
  • Informell ad hoc kommunizieren
  • Kollaborativ Aufgaben erledigen
  • Kollaborativ Informationen teilen
  • Dateien teilen

 

Für jede dieser Funktionen gibt es zahlreiche etablierte Werkzeuge, die verschiedene Ansprüche und Anforderungen gerecht werden. Entsprechend kann hier nur eine Auswahl beispielhafter Produkte genannt werden.

Gespräche führen: Videokonferenzen

Videokonferenzen per Internet gibt es bereits seit über zwanzig Jahren. Bislang wurden sie aber meist als Telefonkonferenz mit Screensharing Möglichkeit genutzt. Jetzt entfalten Videokonferenzen ihr Potential, um die fehlende sozio-emotionale Erfahrung des persönlichen Gesprächs zu begegnen. 

Der Einblick in das unaufgeräumte Homeoffice wird zwar oft als intime Offenbarung wahrgenommen. Man sollte die Möglichkeit den Gesprächspartner sehen zu können dennoch nutzen, dass dies während des Social Distancing soziale Nähe schafft.

Videokonferenzlösungen gibt es von fast allen großen Anbietern. In den meisten Firmen dürften bereits Erfahrungen mit mehreren Anbietern vorhanden sein. Einige davon bieten aktuell ihre Produkte auch rabattiert an. 

 

 

[1] Bei Zoom.us wurden in letzter Zeit einige Sicherheitslücken entdeckt. Da aktuell viel darüber berichtet wird soll es in der Liste dennoch nicht fehlen.

Informell ad hoc kommunizieren: Chat-Systeme

Jedes Team funktioniert auch durch den Austausch von ad hoc Information. Der Zuruf im Team Büro oder auch das Gespräch an der Kaffeemaschine sind wichtige Möglichkeiten des Austauschs. E-Mails sind als digitaler Ersatz nicht unmittelbar genug und funktional eingeschränkt, da E-Mail auf einem Internet-Protokoll basiert.

Seit einigen Jahren füllen Chat-Systeme diese Lücke. Ähnlich wie in WhatsApp lassen sich dort Gruppen bilden oder Kanäle eröffnen. Chats sind die bessere Lösung, um gleichzeitig mit mehreren Personen diskursiv zu kommunizieren. Im privaten Bereich würde heute z.B. niemand mehr einen Termin per E-Mail organisieren. Das findet bei Facebook oder in WhatsApp statt.  

Plug-ins erweiterten die Möglichkeiten, z.B. durch die Integration von Dokumenten.

Hier eine Auswahl von verbreiteten Produkten:

 

 

Kollaborativ Aufgaben erledigen: Aufgaben-Management

Individuelle ToDo-Listen sind, auch ohne Corona, nicht mehr zeitgemäß. Wenn Teams verteilt zusammenarbeiten ist es noch wichtiger, dass Aufgaben gemeinsam strukturiert und erledigt werden können. Ein gemeinsames Bild über Zielsetzung, Gesamtumfang und Stand der Arbeiten helfen, das persönliche Verantwortungsbewusstsein zu erhöhen und eine persönliche Reihenfolge zu definieren. Meetings erhalten Struktur durch ein aktuelles und gemeinsames Bild auf den Restumfang.

Die meisten Aufgaben-Managementsysteme lassen sich außerdem mit den schon erwähnten Chat-Systemen integrieren, was die Kommunikation zu den Aufgaben effizienter macht.

Auch hier gibt es viele etablierte Werkzeuge, von einfachen Aufgabenliste bis hin zu ausgewachsenen Projektmanagement Systemen:

 

 

Kollaborativ Informationen teilen: Wiki & Co.

In Teams werden auch dauerhafte Informationen benötigt - z.B. Prozessdefinitionen, Dokumentationen, Listen oder Produktspezifikation. Gerade in verteilten Teams ist der schnelle Zugriff auf diese Informationen elementar. Alle Mitarbeiter sollten in einem kollaborativen Informationssystem Einträge erstellen, kommentieren und natürlich lesen können. 

In vielen Unternehmen sind kollaborative Informationssysteme, z.B. ein Wiki, als Intranet im Einsatz. Nicht immer sind diese geschützt von außen erreichbar. Das ist natürlich eine Grundvoraussetzung für den Einsatz vom Heimarbeitsplatz aus.

In Unternehmen ohne solch ein Werkzeug schlummert viel zu viel Know-How in individuellen E-Mail-Ordnern. Insofern reduzieren solche Systeme effektiv Komplexität und schaffen Eindeutigkeit.

Verbreitete Produkte sind:

 

 

Dateien teilen: File-Sharing-Plattform

Ein Großteil der Informationen wird immer noch in Dateiformaten erstellt. Der Austausch von Dateien muss daher auch im Homeoffice einfach möglich sein.

Der Versand per E-Mail-Anhang ist zwar weit verbreitet, hat aber viele Nachteile - z.B. Limitation der Dateigröße.

Sollten Sie für diese Aufgabenstellung nicht bereits eine Lösung aufgebaut haben - z.B. extern erreichbare Netzlaufwerke - sind seit Jahren Cloud-Lösungen für diesen Zweck verfügbar. Mittlerweile sind diese auch datenschutzkonform, gehostet in Deutschland und für die Nutzung von Unternehmen zugelassen. Viele diese Cloud-Lösungen lassen sich sogar in die erwähnten Chat-Systemen integrieren.

Auch hier haben alle großen Anbieter haben Lösungen im Portfolio. Es gibt auch professionelle deutsche Alternativen z.B. von der Telekom.

 

 

Autor/Kontakt:

Thomas Rosenstiel, Jahrgang 1972, ist Medieninformatiker mit über 20 Jahren Erfahrung in nationalen und internationalen Führungspositionen. Er berät seit vielen Jahren Unternehmen auf dem Weg zur digital integrierten Organisation. 

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