Motor neuer Arbeitsweisen: Unternehmenskultur und Innenarchitektur

Die aktuelle Situation bringt rasante Veränderungen in der Art und Weise mit sich, wie und wo gearbeitet wird. Büroflächen werden reduziert, Home-Office und mobiles Arbeiten rückt in den Vordergrund. Ein Expertinnen-Gespräch.

Desk Sharing, Kollaboration und activity based working – wie Unternehmenskultur und Innenarchitektur zum Motor neuer Arbeitsweisen werden

Von Arbeitgebern, Führungskräften und Mitarbeitenden ist gerade besonders viel Flexibilität gefordert. Hygienemaßnahmen müssen in jedem Büro umgesetzt werden. Anpassungen zum bisherigen Arbeitsablauf und in der Gestaltung von Büros sind unumgänglich. Dabei können Unternehmen aus der Situation des Lockdowns im Frühjahr 2020 lernen.

In diesem Artikel stellen sich die beiden Expertinnen für moderne Arbeitsplatzkonzepte Katrin Neuendorf (Kultur und Arbeitsweisen) und Daniela Störzinger (Bürogestaltung) Fragen zu diesem Thema.

DS: Was bewegt Unternehmen aus Deiner Sicht, neue Arbeitsplatzkonzepte einzuführen? Welche Gründe haben sie, sich auf eine so tiefgreifende Veränderung einzulassen?

KN: Es gibt typische Auslöser, die häufig auch in Kombination vorliegen. Zum Beispiel Innovationsfähigkeit. Mitarbeitermotivation und Attraktivität als Arbeitgeber, Kostensenkung und Effizienzsteigerung.

DS: Auf welche Barrieren stößt man in diesen Projekten? Was sind die Fußangeln, mit denen Unternehmen kämpfen, wenn sie in derartige Projekte einsteigen?

KN: Leider ist es häufig eine Funktion im Unternehmen, die eine Veränderung anstößt, ohne andere Disziplinen mit einzubinden. Zum Beispiel: die IT-Abteilung führt ein neues Softwaresystem ein. Moderne Systeme agieren zumeist kollaborativ. Aber häufig wird eben nicht berücksichtigt, dass moderne Kollaboration auch ein anderes Mindset der Mitarbeiter erfordert. Einen wesentlichen Wertbeitrag kann hier das Change-Management leisten. Die menschliche Seite des Gesamtprozesses zu planen und zu steuern und dabei die Menschen in die gewünschte Veränderung einzubinden ist erfahrungsgemäß der größte Erfolgsfaktor.

KN: Mit welcher Fragestellung sollte jedes Projekt beginnen? Was muss zu Beginn unbedingt geklärt werden?

DS: Ich beginne immer mit einer detaillierten Zieldefinition. So ist zum Beispiel die Verbesserung von bestehenden Kommunikationsbeziehungen häufig ein wesentlicher Wunsch bei der Bürogestaltung. Auch Effizienzsteigerungen bei Umorganisationen kann durch eine flexible Bürogestaltung stark gefördert werden. Ein genaue Zieldefinition kann die Anzahl der Planungsanpassungen im Projektverlauf erheblich reduzieren.

Es ist sehr empfehlenswert, die HR- und IT-Abteilungen von Anfang an zu involvieren.   

DS: Du hast selbst schon vielfältige Erfahrungen mit „modern workplace“ gemacht. Was sind Deine Schlussfolgerungen daraus, und was müssen Mitarbeiter „können“, um in solchen Arbeitsplatzkonzepten erfolgreich zu sein und zu wachsen? 

KN: Digitalisierung ist nicht mit der Einführung technischer Anwendungen erledigt. Es ist eine andere Arbeitsweise und Einstellung erforderlich. Diese muss man üben und ggf. anpassen. Das Führungsverständnis und die Rolle eines jeden ist neu zu bestimmen. Digital Leadership und die Fähigkeit sowohl virtuell als auch persönlich gut zusammenzuarbeiten sind die wesentlichen Kompetenzen, die trainiert werden müssen.

KN: Es kristallisiert sich heraus, dass zukünftig Menschen in die Büros kommen sollten, um mit Kollegen gemeinsam Dinge zu erarbeiten. Wenn also die Firmen immer mehr zu "social hubs" werden, was müssten sie dann auf jeden Fall vor Ort zur Verfügung stellen?

DS: Es gibt bereits einige Beispiele von (meist) globalen Technologiefirmen, wie solche zentralen Hubs gestaltet werden können. Es ist trotzdem eher die „soziale“ Attraktivität des Hubs, die Mitarbeiter dazu anregt, ins Unternehmen zu kommen. Was konkret in solchen Hubs vorzusehen ist, muss mit dem jeweiligen Unternehmen erarbeitet werden. Erfahrungsgemäß reicht es nicht, ein paar schicke Loungesessel aufzustellen. Es gibt immer einige unternehmensspezifische Merkmale, die räumlich "übersetzt" werden können, so dass für die Mitarbeiter ein wirklicher Mehrwert entsteht.

Das ausführliche Interview finden Sie im Blog-Artikel vom 08. September 2020: https://4newwork.com/kultur-architektur/ (externer Link)

Zu den Autorinnen:

Die Autorinnen sind bereits seit vielen Jahren in Ihrem Spezialgebiet tätig und haben daher lange vor Covid-19 Erfahrungen mit der Konzeption und Implementierung moderner Bürokonzepte gesammelt. Beide sind in allen Branchen und für jede Unternehmensgröße tätig.

Daniela Störzinger befasst sich seit vielen Jahren mit der Gestaltung von innovativen Büros. Nach mehreren Jahren in einem internationalen IT-Unternehmen als Projektmanagerin und Führungskraft führt sie als freiberufliche Innenarchitektin und Beraterin Projekte zur Einführung moderner Arbeitsplatzkonzepte durch und setzt sich für interdisziplinäre Planung ein. (www.abouthumanoffice.com

Katrin Neuendorf verfügt über langjährige Praxiserfahrung in globalen Konzernen unterschiedlicher Branchen, zuletzt in der Technologiebranche. Sie ist spezialisiert auf die Gestaltung der Kultur, Führung und Rahmenbedingungen,  Change und Begeisterung der Menschen für effektive digitale Lösungen.   (www.4newwork.com