Elektronische Signaturen: Fragen und Antworten

Elektronische Signaturen gewinnen zunehmend an Bedeutung, sind für viele Mittelständler aber ein neues Thema. Unser Leitfaden zur digitalen Unterschrift gibt Antworten auf häufige Fragen.

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Mit der Ausweitung des orts- und zeitunabhängigen Arbeitens wurde die elektronische Signatur mehr denn je zur Notwendigkeit. In der Vergangenheit gestaltete sich deren Anwendung jedoch oft kompliziert. So waren je nach Sicherheitsanspruch technische Voraussetzungen notwendig, beispielsweise eine Signaturkarte, ein passendes Lesegerät oder entsprechende Zusatzsoftware. Die EU-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (eIDAS) und die Einführung der sogenannten Fernsignatur schufen hier Abhilfe.

Vorteile elektronischer Signaturen

Inzwischen können elektronische Signaturen händische Unterschriften bei nahezu jeder Transaktion ersetzen. Als rechtsgültige Methode, um eine Einverständniserklärung oder eine Genehmigung zu einem digitalen Formular zu geben, bietet die elektronische Signatur somit verschiedene Vorteile für Unternehmen: Unternehmensprozesse können beschleunigt und verkürzt werden, gleichzeitig werden Kosten – von Papier- über Druck- und Portokosten – gesenkt. 

Arten der digitalen Unterschrift

Bei der Anwendung von elektronischen Signaturen sollten Unternehmer*innen wissen, dass es verschiedene Arten gibt, die unterschiedliche Beweiskraft haben. Eine einfache Signatur ist die schwächste Form der Signatur, da sie ohne Identitätsprüfung vollzogen wird. Gleichzeitig ist sie simpel und schnell anwendbar. Dabei kann sie beispielsweise aus einem textlichen Namenszug in einer E-Mail oder einer eingescannten Unterschrift bestehen. Ein höheres Maß an Beweiskraft und Sicherheit bietet die fortgeschrittene elektronische Signatur. Sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners und ist diesem eindeutig zugeordnet, indem z.B. eine E-Mail an seine E-Mail-Adresse und zur Bestätigung eine PIN an sein Handy geschickt wird.

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Die qualifizierte elektronische Unterschrift bietet die höchste Beweiskraft bei digitalen Signaturen und ist damit gleichzusetzen mit einer handschriftlichen Signatur. Dieses Sicherheitslevel erfordert die Identitätsprüfung der unterzeichnenden Person durch den Herausgeber des Zertifikats, z.B. per Video- oder Bank-Ident. 

Die Anwendung der elektronischen Signatur ist für viele mittelständische Unternehmen noch mit verschiedenen Fragen behaftet. Deshalb hat der BVMW einen Expertenleitfaden erarbeitet, der die zentralen Fragen zur digitalen Unterschrift beantwortet.

 

 

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