Wie Unternehmer bei Geschäftsreisen sparen

In unserer globalisierten Welt sind Geschäftsreisen an der Tagesordnung. Wichtig ist dabei für Unternehmen und Mitarbeiter die Reiserichtlinie, die die Planung, Abwicklung und Erstattung von Reiseleistungen regelt.

Eine gute Reiserichtlinie (Travel Policy) enthält Apps für Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen sowie Vorgaben zur Nutzung von Software, zu Pauschalen, zum Verpflegungsmehraufwand und zur Mehrwertsteuerrückerstattung. Sie sollte klare Unternehmensvorgaben enthalten und diese unmissverständlich an die Geschäftsreisenden kommunizieren. So gibt es über gestattete Buchungen und bevorzugte Partner keine Unklarheiten. Firmenchefs können mit einer gut kalkulierten Reiserichtlinie zu hohen Ausgaben für Unterkünfte und Transport der Geschäftsreisenden vorbeugen. Zudem können sie definieren, wie sich Mitarbeiter im Notfall verhalten sollen.

Das sollten Sie beachten:

 

  • Erstellen Sie eine Reiserichtlinie, die sowohl Ihre unternehmerischen Ziele als auch die Bedürfnisse der Reisenden berücksichtigt. Eine zu restriktive Auswahl wird eher dazu führen, dass Reisende außerhalb der Richtlinie buchen.
  • Machen Sie die Richtlinie bei allen Geschäftsreisenden bekannt und kommunizieren Sie sie gut.
  • Alle Leistungen sollten über einen, maximal zwei Geschäftsreiseanbieter (CWT, Egencia, Global Business Travel usw.) gebucht werden. Dann sollte der bevorzugte Buchungskanal in der Reiserichtlinie festgelegt werden. So profitieren Firmen zusätzlich – in Form von günstigen Raten – von der Verhandlungsmacht des Geschäftsreiseanbieters. Ob sich ein Geschäftsreiseanbieter auch für kleine Unternehmen rechnet, hängt vom Umfang der Geschäftsreisetätigkeiten ab.
  • Spielerische Ansätze (Wettbewerbe, Punkte sammeln) können die Einhaltung der Reiserichtlinien verbessern.
  • Mobilitätsmanager sollten darauf achten, regelmäßig zu überprüfen, ob die Richtlinie den Anforderungen des Unternehmens noch genügt und die aktuelle Situation der Firma oder des Reisemarktes berücksichtigt. Wenn etwa neue Standorte oder Neukunden an neuen Zielorten hinzugekommen sind, müssen Unternehmen auch kurzfristig darauf reagieren.
  • Mobile Services sollten in die Vorschriften integriert werden. So gehen keine Daten verloren, und man sorgt so für bessere Einhaltung.

Gut zu wissen: 
Eine vollständige Reiserichtlinie besagt:
Welche Kosten das Unternehmen erstattet und wie diese abgerechnet werden
Wie die Buchung zu erfolgen hat
Welche Konsequenzen die Nichteinhaltung der Richtlinien hat

 

Gernot Zielonka

Chefredakteur DMM

www.dmm.travel