Das sind die Vorteile eines digitalen Archivierungssystems

Oft sind es dicke Versicherungsordner eines Unternehmens mit Beitragsrechnungen, Versicherungspolicen und Unterlagen zu Schadensfällen, die ganze Wandschränke in Beschlag nehmen. Dabei ist es ganz einfach, staubigen Aktenordnern Lebewohl zu sagen.

Umständliche interne Archivierungssysteme und lange Reaktionszeiten können durch die Digitalisierung schnell der Vergangenheit angehören. Bislang gibt es noch nicht viele Versicherungsmakler, die diesen digitalen Service anbieten. Doch dort, wo dieser Service angeboten und genutzt wird, wird die Effizienz im gesamten Versicherungsmanagement entscheidend gesteigert. Arbeitsabläufe werden in nie gekannter Weise optimiert, Zeit, Geld und manueller Aufwand gespart.

Alle Versicherungen auf einen Blick
Die fertige Lösung in Form einer Cloud stellt alle betrieblichen Versicherungen für den Versicherungsnehmer übersichtlich dar und ist immer auf dem aktuellsten Stand.
Sämtliche Vertragsdaten wie zum Beispiel Versicherungsbeitrag, Ablaufdatum oder zuständiger Sachbearbeiter werden digital abgebildet. Alle relevanten Dokumente (Police, Nachträge, Beitragsrechnungen etc.) liegen im Postbestand beim Versicherungsvertrag ab und können jederzeit und von jedem Ort eingesehen werden. Eventuelle Schäden sind ebenfalls inklusive des gesamten Schriftwechsels, allen zugehörigen Dokumenten, dem aktuellen Bearbeitungsstand und dem zuständigen Schadensspezialist abrufbar. Neue Schäden können einfach direkt über das Smartphone oder Tablet gemeldet werden, zugehörige Bilder und Rechnungen sofort in die Cloud hochgeladen werden.

Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) berücksichtigen
Grundsätzlich gilt für alle, die den nächsten Schritt in die Zukunft gehen wollen, dass im Zuge der Digitalisierung die gesamte inner- und außerbetriebliche Kommunikation direkt anlassbezogen, digital und EU-DSGVO-konform ist. Zeitraubende sowie umständliche Suchprozesse können gänzlich entfallen. Alles kann einfach und logisch nachvollzogen werden.

Gut zu wissen

 

  • Archivierungssysteme digitalisieren spart Zeit, Geld und Raum

  • Versicherungsschäden können über Smartphone und Tablet gemeldet werden

  • Zeitraubende, umständliche Suchprozesse entfallen

 

Markus Stegmann

Geschäftsführer MARTENS/PRAHL/SPAICHINGEN

BVMW-Mitglied

www.martens-prahl-spaichingen.de