Gesellschafter-Beschluss trotz Kontaktverbot: Neue Regeln für die GmbH

Für viele GmbH steht jetzt die ordentliche Gesellschafterversammlung an, die meist als Präsenzversammlung abgehalten wird. Doch wie sehen die Rechtsbestimmungen aus, wenn persönliche Gesellschaftertreffen für die meisten Firmen unmöglich sind?

Für die meisten GmbHs steht jetzt die ordentliche Gesellschafterversammlung an. Gegenstand ist vor allem die Feststellung des Jahresabschlusses, der Beschluss über die Gewinnverwendung sowie die Entlastung der Geschäftsführung und ggf. des Aufsichtsrats.

Üblicherweise treffen sich die Gesellschafter zu diesem Zweck zu einer jährlichen Präsenzversammlung. Die Geschäftsführung versendet dazu fristgemäß eine Einladung. Wer sein Stimmrecht ausüben will, muss persönlich oder durch einen Vertreter zur Versammlung erscheinen. Die aktuellen praktischen und rechtlichen Beschränkungen machen persönliche Treffen der Gesellschafter jedoch für die meisten Unternehmen unmöglich oder zumindest unzumutbar.

Das GmbH-Gesetz enthält mehrere Erleichterungen, um die Beschlussfassung für die Gesellschafter zu vereinfachen. Diese Regelungen werden jedoch häufig für die aktuelle Situation nicht ausreichen (dazu 1.). Deswegen hat der Gesetzgeber im Rahmen des Gesetzespakets zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie eine Sonderreglung für das Jahr 2020 geschaffen (dazu 2.).

1. Allgemeine Erleichterungen für die Beschlussfassung in der GmbH

Das GmbH-Gesetz („GmbHG“) enthält bereits drei Möglichkeiten, um die Beschlussfassung der Gesellschafter zu vereinfachen (allerdings ist immer zu prüfen, ob die Satzung ggf. abweichende Regelungen enthält):

 

  • Vollversammlung unter Verzicht auf Frist und Form (§ 51 Abs. 3 GmbHG)

 

Wenn alle Gesellschafter in der Versammlung erscheinen, können sie auf die Ladungsfrist und alle Förmlichkeiten der Einladung verzichten. Allerdings ist auch die Vollversammlung eine Präsenzversammlung, das heißt alle Gesellschafter bzw. deren Vertreter müssen persönlich an einem Ort zusammenkommen. Dieser Weg hilft somit nicht, wenn es Gesellschaftern unmöglich oder unzumutbar ist, an der Versammlung teilzunehmen.

 

  • Zustimmung aller Gesellschafter zum Beschlussvorschlag (§ 48 Abs. 2 Alt. 1 GmbHG)

 

Wenn sich sämtliche Gesellschafter über den Beschlussvorschlag einig sind, können sie auch außerhalb einer Gesellschafterversammlung unproblematisch einen schriftlichen Beschluss fassen (durch Unterschriften im Umlaufverfahren oder auch per E-Mail oder Fax). Dieser Weg hilft jedoch nicht, wenn einzelne Gesellschafter mit „Nein“ stimmen oder sich enthalten wollen.

 

  • Einverständnis mit dem schriftlichen Verfahren (§ 48 Abs. 2 Alt. 2 GmbHG)

 

Selbst wenn einzelne Gesellschafter mit „Nein“ stimmen oder sich enthalten wollen, ist eine Beschlussfassung außerhalb der Gesellschafterversammlung möglich, wenn alle Gesellschafter zumindest bereit sind, einer Stimmabgabe im schriftlichen Verfahren zuzustimmen, sich also über die Art und Weise der Abstimmung einigen können. Dieser Weg hilft dagegen nicht, wenn einzelne Gesellschafter aktiv die Beschlussfassung außerhalb der Gesellschafterversammlung verhindern möchten. Er hilft auch nicht, wenn Gesellschafter – in der Praxis ebenso relevant – aus Lethargie überhaupt nicht auf die Aufforderung zur Beschlussfassung reagieren.

Alle genannten gesetzlichen Erleichterungen haben somit eine Gemeinsamkeit: Sie greifen nur, wenn sich sämtliche Gesellschafter aktiv beteiligen und der Beschlussfassung im vereinfachten Verfahren zustimmen.

2. Neuregelung für 2020 im COVID-19-Gesetz

Angesichts des aktuellen Kontaktverbots und der Reisebeschränkungen hat der Gesetzgeber für das Jahr 2020 eine weitere Erleichterung für Gesellschafterbeschlüsse in der GmbH geschaffen.

Nach der Neuregelung können „Beschlüsse der Gesellschafter in Textform oder durch schriftliche Abgabe der Stimmen auch ohne Einverständnis sämtlicher Gesellschafter gefasst werden.“ Das bedeutet: Beschlüsse können auch dann ohne Präsenzversammlung gefasst werden, wenn einzelne Gesellschafter diesem Verfahren widersprechen oder sich passiv verhalten und nicht reagieren.

Allerdings hat der Gesetzgeber in der Neuregelung offengelassen, welches Verfahren zu beachten ist, um zu wirksamen Beschlüssen zu kommen.

Für die Praxis empfiehlt es sich, wie folgt vorzugehen:

 

  • Die Geschäftsführung leitet das Beschlussverfahren ein, indem sie den Beschlussvorschlag an sämtliche Gesellschafter sendet. Die Übersendung sollte als sicherster Weg grundsätzlich durch Einschreiben erfolgen. Eine Versendung per E-Mail oder Fax ist nur dann ausreichend, wenn die Satzung ausdrücklich regelt, dass auch die Einladung zur Gesellschafterversammlung durch E-Mail oder Fax zulässig ist.
  • Jeder Gesellschafter erhält eine Frist für die Stimmabgabe, die mindestens so lange sein sollte wie die Ladungsfrist für eine ordentliche Gesellschafterversammlung. Wenn die Satzung eine verlängerte Ladungsfrist enthält, sollte diese eingehalten werden.
  • Jeder Gesellschafter hat nun Gelegenheit, seine Stimmabgabe (Ja, Nein, Enthaltung) per E-Mail, Telefax oder Brief an die Gesellschaft zu senden. Auch hier genügt die mündliche oder telefonische Stimmabgabe nicht. Von SMS oder Messenger-Diensten (z.B. WhatsApp) ist abzuraten, da keine hinreichend sichere Dokumentation der Stimmabgabe gesichert ist.
  • Enthält die Satzung eine Regelung zur Beschlussfähigkeit der Gesellschafterversammlung (z.B. Beteiligung von mehr als 50 % des Stammkapitals), sollte dieses Quorum vorsorglich auch hier beachtet werden.
  • Der Beschlussvorschlag ist angenommen, wenn innerhalb der gesetzten Frist die erforderliche Mehrheit der Ja-Stimmen eingegangen ist. Es gilt das gleiche Mehrheitsquorum (einfache Mehrheit, qualifizierte Mehrheit) wie auch sonst in der Gesellschafterversammlung. Hat ein Gesellschafter seine Stimme nicht oder nicht fristgemäß abgegeben, wird seine Stimme nicht mitgezählt.
  • Die Geschäftsführung sollte nach Ablauf der Abstimmungsfrist in einem schriftlichen Protokoll feststellen, (i) wann und auf welchem Weg die Gesellschafter zur Stimmabgabe aufgefordert wurden, (ii) wann welcher Gesellschafter auf welchem Weg seine Stimme abgegeben hat, (iii) ob gegebenenfalls das Quorum für die Beschlussfähigkeit erreicht ist und (iv) zu welchem Ergebnis die Abstimmung geführt hat (Zahl der wirksam abgegeben Ja- und Nein-Stimmen sowie der Enthaltungen).
  • Dieses Protokoll sollte die Geschäftsführung sodann unverzüglich sämtlichen Gesellschaftern übermitteln (E-Mail oder Fax genügt).
  • Vor allem für Beschlüsse, die zum Handelsregister eingereicht werden, empfiehlt es sich dringend, die Belege für die Versendung der Aufforderung an die Gesellschafter sowie deren Stimmabgaben aufzubewahren bzw. zu speichern, um sie später ggf. als Nachweis vorlegen zu können.

 

Derzeit sind viele praktische Fragen für die Anwendung der neuen Regelung noch ungeklärt. Das ist misslich, denn eine Sonderregelung für Krisenzeiten sollte Unternehmen vor allem Rechtssicherheit bieten.

Offen ist derzeit vor allem noch, ob die neue gesetzliche Regelung auch dann gilt, wenn die Satzung der GmbH – wie häufig – eine abweichende Regelung für das schriftliche Beschlussverfahren enthält. Betroffenen Unternehmen sollten deswegen die weitere Diskussion beobachten und sich in streitigen Fällen vor Einleitung des Beschlussverfahrens rechtlich beraten lassen.

Dr. Friedemann Eberspächer

Rechtsanwalt

https://raue.com/anwalt/friedemann-eberspaecher/

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