Einfach digital Zeit, Geld und Nerven sparen

Viele Unternehmerinnen und Unternehmer verschwenden wertvolle Ressourcen für Verwaltungstätigkeiten. Dabei können mit einfachen und günstigen digitalen Tools kaufmännische Abläufe ohne großen Zeitaufwand und spezielle IT-Kenntnisse optimiert werd...

In kleinen und mittleren Unternehmen kümmern sich die Inhaber häufig selbst um alle Unternehmensbereiche. Erfolgreich ist, wer seinen Fokus auf Kunden und Mitarbeiter legt. Verwaltungstätigkeiten sind oft nervig und binden wertvolle eigene Ressourcen oder die der Mitarbeiter. Trotzdem werden aktuelle Unternehmenszahlen für den wirtschaftlichen Erfolg benötigt. Rechnungen müssen geprüft und bezahlt werden. Zeitnahe Rechnungsstellung an die Kunden und ein funktionierendes Mahnwesen sind unabdingbar.

Die größten Zeit- und Geldfresser

Medienbrüche und fehlende Schnittstellen führen zu mehrfacher Bearbeitung des gleichen Geschäftsvorfalls – schlimmstenfalls durch mehrere Personen. Hier sind die besten Beispiele mit Einsparpotenzial im Vergleich zum klassischen Papierprozess:

■ Sammel-Portal für Eingangsrechnungen: Lieferanten schicken die Rechnungen direkt dorthin. Rechnungen von Onlineportalen wie Amazon, Telekom & Co. werden vollautomatisch übergeben. In einem Arbeitsschritt werden Prüfung, Zahlung, Archivierung und Bereitstellung der Rechnungen für die Buchhaltung erledigt. Einsparpotenzial je Rechnung fünf Euro; Kosten für Portal ab elf Euro monatlich (zum Beispiel www.getmyinvoices.com).

■ Freigabeportal für Eingangsrechnungen: Wenn Rechnungen von verschiedenen Verantwortlichen im Unternehmen geprüft werden, liegt das Einsparpotenzial bei bis zu 15 Euro je Rechnung. Zu prüfende Rechnungen stehen online allen Freigebern ortsunabhängig gleichzeitig zur Verfügung. Monatliche Portalkosten ab 25 Euro (zum Beispiel www.flowwer.de).

■ Ausgangsrechnungen digital erstellen und versenden: Die Ersparnis im Vergleich zum Papierversand liegt bei bis zu sechs Euro je Rechnung. Onlinelösungen mit automatisierter Rechnungsschreibung, Versand und Übergabe an die Buchhaltung gibt es ab acht Euro monatlich (zum Beispiel www.lexoffice.de).

Wichtig: in die Umsetzung gehen

Statt nach der eierlegenden Wollmilchsau zu suchen, ist es besser festzustellen, welche Abläufe konkret die größten Zeit-, Geld- und Nervenfresser sind. Nutzen Sie ganz nach dem Pareto-Prinzip kleine und günstige Lösungen für Ihre größten Problembereiche. Damit sparen Sie mit minimalem Aufwand maximale Ressourcen.

 

Florian Bauer
Wirtschaftsprüfer und Steuerberater
Beraterkanzlei Bauer
Mitglied des Lenkungskreises Beraternetzwerk Mittelstand/Leiter des Arbeitskreises Steuerberatung und Unternehmensberatung
BVMW-Mitglied

www.steuerkanzleibauer.de

Gut zu wissen

■ Herzstück der verschiedenen Anwendungen sollte eine zentrale Plattform wie DATEV Unternehmen online sein

■ Empfehlung: Prozessoptimierung mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation nach GOBD kombinieren

■ Innovative Steuerkanzleien unterstützen bei der Auswahl und Umsetzung

Heute schon wissen, was den Mittelstand morgen bewegt.


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