Zettelwirtschaft ade?

Markus Ochs und Lothar Haase beim First Tuesday im Teichhaus

Was ist nötig, wenn alles im Unternehmen digitalisiert werden soll?

Bei der 18. Auflage des First Tuesday waren Markus Ochs, docunova GmbH Rosbach und Ingo Haase, Mittelstandsberatung - Strategie - Förderung aus Usingen zu Gast. Im Doppelpack stellten die beiden Möglichkeiten vor, wie man im Zeitalter der Digitalisierung erfolgreich zum papierlosen Büro wechseln kann. Lothar Haase erläuterte anhand einer Pyramide die fünf Schritte – von Förderung beantragen, über die IT-Architektur prüfen, die Buchhaltung digitalisieren, Datentransfer zur Schnittstelle Steuerberater bis hin zur erfolgreichen Erstellung der Verfahrensdokumentation gemäßGoBD.

GoBD – hinter diesem Kürzel verbergen sich die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Gemäß dieser Definition beinhalten die GoBD Kriterien und Richtlinien, die Unternehmer beim Einsatz einer elektronischen Buchhaltung erfüllen müssen. Die GoBD umfassen viele Bereiche, wie zum Beispiel die GoBD-konforme Arbeitsweise, den Einsatz von Software gemäß den GoBD, die revisionssichere Archivierung und die vollständige Verfahrensdokumentation. Das lässt schon erahnen, welche rechtsrelevanten Folgen bei Nichtbeachtung zu erwarten sind. Es geht vor allem um die Frage, wie steuerrechtlich relevante Belege erfasst, bearbeitet und archiviert werden müssen.

Was kann ein Dokumentenmanagementsystem und wo sind die Unterschiede zu einem ERP? Docunova hat zwei Anbieter im Portfolio, nämlich die Starke-DMS – ein umfangreiches Dokumentenmanagement-System – und die BvLArchivio – eine kleine Komplettlösung ohne Cloud, nach dem Prinzip „plug & play“. Aber was kostet das und ab wann brauche ich das? Womit fange ich an und wodurch erziele ich schnelle Ergebnisse? Diese und viele andere konzeptionelle Fragen wurden kompetent beantwortet, um das Vorhaben rechtssichere Digitalisierung in Angriff nehmen zu können. Unter den 17 Unternehmerinnen und Unternehmern befanden sich zahlreiche Experten aus der IT-Branche, die zu einem angeregten Gedankenaustausch beitrugen. Aber auch die Nicht-IT‘ler waren neugierig geworden und profitierten vom geballten Expertenwissen. Die Zeit verging wie im Flug und die Diskussionsrunde hätte durchaus noch länger dauern können. Und beim gemeinsamen Frühstück aus Sebastian Dieckhoffs ausgezeichneter Teichhaus-Küche ließ es sich vortrefflich netzwerken. Der First Tuesday bot wieder interessante Impulse für den geschäftlichen Alltag und Austausch zu aktuellen Themen.

 

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(Text und Bild: Annette Windus, Redaktionsbüro Wortschatz)