FAQ Mobiles Arbeiten

Homeoffice verändert den Arbeitsalltag nachhaltig und wirft viele Fragen auf. Welche Arbeitszeiten gelten zuhause? Was ist beim Datenschutz zu beachten? Unsere FAQ-Reihe erklärt wichtige Begriffe rund um das Thema mobiles Arbeiten.

homeoffice mobiles arbeiten

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A

Arbeitszeit: Auch im Homeoffice sind die gesetzlichen Vorgaben und im Arbeitsvertrag festgelegten Vereinbarungen zu Arbeitszeit und Pausen verpflichtend. Das bedeutet, wer mehr als sechs Stunden arbeitet, muss 30 Minuten Pause machen, ab neun Stunden sind es dann 45 Minuten. Außerdem muss die gesetzlich vorgegebene Ruhezeit von 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen eingehalten werden.

Ausstattung: Wer von zu Hause arbeitet, sollte auf gewisse Ausstattung von Möbeln bis Hard- und Software zurückgreifen können. Die notwendige Technik (Laptop, Diensthandy etc.) wird häufig vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt. Was der Arbeitgeber im Detail zur Verfügung stellt und welche Gegenstände der Arbeitnehmer aus seinem privaten Besitz verwendet, muss im Einzelfall zwischen beiden abgestimmt werden.

Arbeitsplatzgestaltung: Der Arbeitsplatz im Homeoffice sollte funktional sein, jedoch auch so eingerichtet werden, dass produktiv gearbeitet werden kann. Das betrifft zunächst die entsprechende ergonomische Einrichtung, um u.a. Rückenprobleme zu vermeiden. Daneben sollten Arbeitnehmer für ausreichend Ruhe und die richtigen Lichtverhältnisse sorgen. Auch Raumtemperatur und Luftfeuchtigkeit spielen eine wichtige Rolle.

Arbeitsschutz: Der Homeoffice-Arbeitsplatz ist § 2 Abs. 7 Satz 1 Arbeitsstättenverordnung ein fest eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich des Arbeitnehmers. Hier liegt auch der zentrale Unterschied zur mobilen Arbeit, die nicht in der Arbeitsstättenverordnung geregelt ist: Während Homeoffice an einen festen Arbeitsplatz und geregelte Arbeitszeiten gebunden ist, kann mobile Arbeit von überall stattfinden. Für den Arbeitsplatz im Homeoffice gelten rechtlich gesehen die gleichen allgemeinen Arbeitsschutzvorschriften wie für das Büro. Arbeitgeber müssen gewährleisten, dass der häusliche Arbeitsplatz sicher ist. Dazu müssen entsprechende Gefährdungsbeurteilungen erstellt und Maßnahmen ergriffen werden. Hierunter fällt neben der Kontrollpflicht des Homeoffice-Arbeitsplatzes, auch eine Befragung der Umstände sowie eine angemessene Unterweisung der Mitarbeiter hinsichtlich der Vorgaben der Betriebssicherheitsverordnung für Arbeitsmittel. Entsprechend der gesetzlichen Vorschriften muss sich der Arbeitgeber um einen sicheren Arbeitsplatz bemühen.

Anbieterwechsel: Wer mit dem Gedanken spielt, seinen Internetprovider zu wechseln, muss bestimmte Formalitäten beachten: Neben Kündigungsfristen sollten auch immer Verfügbarkeiten beachtet werden.

B

Betriebsvereinbarung: Verfügt ein Unternehmen über einen Betriebsrat, können Regelungen für das mobile Arbeiten in einer Betriebsvereinbarung festgehalten werden. Diese sollte in jedem Fall die Rahmenbedingungen für das Arbeiten im Homeoffice beinhalten und kann durch individuelle Vorgaben ergänzt werden.

C

Cloud: Eine Cloud bezeichnet das Zusammenspiel von mehreren Servern. Über diese werden Daten gespeichert und komplizierte Programmabläufe abgewickelt. Dateien werden damit für jeden und überall nutzbar, sofern ein Endgerät mit Internet zur Verfügung steht.

D

Datensicherheit: Bei der Einrichtung eines Arbeitsplatzes im Homeoffice müssen Arbeitgeber für geeignete Datenschutzvorkehrungen sorgen und zudem gewährleisten, dass die rechtlichen Vorgaben des Datenschutzes zu jeder Zeit vom Arbeitnehmer eingehalten werden. Für diesen heißt es: Er muss sicherstellen, dass keine dritten Personen Zugang zum Laptop oder Diensttelefon haben. Der Transfer von Daten kann u.a. über VPN-Verbindungen sichergestellt werden.

Datenschutz: Datenschutzrechtliche Vorgaben sind auch im Homeoffice zu beachten. Arbeitgeber sind verpflichtet, technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, die Verstöße verhindern. Was das genau bedeutet, hängt u.a. davon ab, welche Geräte im Homeoffice genutzt werden und welche Datenkategorien betroffen sind. Für Unternehmen ist es ratsam, ihren Mitarbeitern die technische Hardware zur Verfügung zu stellen, um sicher zu gehen, dass entsprechende Firewalls und Virenscanner vorhanden sind. Über eine sichere Netzwerkverbindung, beispielsweise ein VPN, können Daten weiterhin geschützt werden. Zudem sollten Mitarbeiter für das Thema sensibilisiert werden: Laptops und ausgedruckte Dokumente sollten vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden, Daten nur innerhalb des VPNs genutzt werden. Ratsam ist es, zwischen Unternehmen und Mitarbeitern eine datenschutzrechtliche Vereinbarung für das Homeoffice zu treffen.

Digitaler Arbeitsplatz: Der digitale Arbeitsplatz stellt Arbeitnehmern virtuelle, personalisierte und rollenbasierte Services, alle Anwendungen und kollaborative Tools zur Verfügung, die für die Arbeit benötigt werden. 

E

Ergonomie: Ein schlecht eingerichteter Arbeitsplatz zuhause kann zu gesundheitlichen Beschwerden wie Nacken- oder Rückenschmerzen führen. Daher sollten Arbeitnehmer stets auf die richtige Hardware, gute Lichtverhältnisse und optimale Ausstattung achten. Beispielsweise sollten Stühle und Tische auf die jeweilige Körpergröße angepasst und der Laptop um zusätzliche Hilfsmittel wie Maus, externe Tastatur, Notebookständer oder externe Bildschirme ergänzt werden.

Erreichbarkeit: Die vereinbarten Arbeitszeiten gelten unabhängig davon, ob im Büro oder zuhause gearbeitet wird. Damit sind Arbeitnehmer auch nur innerhalb der vereinbarten Arbeitszeiten zur Erreichbarkeit verpflichtet.

F

Führungsverantwortung: Führung im Homeoffice findet digital statt, der persönliche Kontakt wird weniger. Wie lassen sich gemeinsame Treffen und Gespräche gestalten? Wie behält man einen Überblick über Aufgaben, Kapazitäten und Wohlbefinden der Mitarbeiter? Mit welchen Maßnahmen können dem Team auch auf Distanz Sicherheit vermittelt werden? Für Führungskräfte ist das keine leichte Aufgabe, denn Arbeit aus dem Homeoffice ändert die Anforderungen an Kommunikation, die Führungsmechanismen sowie die eigene Rolle als Vorgesetzter. Hier kann es helfen, auf klare Strukturen und Transparenz von Aufgaben und Arbeitsprozessen zu setzen und häufiger virtuelle Gespräche mit Mitarbeitern durchzuführen, um im Austausch zu bleiben.

Fokus-Phasen: Ablenkung ist insbesondere im Homeoffice so eine Sache. Für den ein oder anderen empfiehlt sich daher die „Pomodoro-Technik“. In kurzen Konzentrationsphasen von ca. 25 Minuten folgt eine fünfminütige Pause. Nach vier dieser Intervalle können 20 bis 30 Minuten Pausen eingelegt werden.

Flexibilität: Mobiles Arbeiten verbessert die Vereinbarkeit von Familie und Privatleben, führt zum Wegfall von Pendelzeiten und kann Spielräume eröffnen, die Arbeitszeit flexibel zu gestalten und zum Beispiel an die Öffnungszeiten der Kita anzupassen. Insbesondere bei flexiblen Arbeitszeitmodellen können Arbeitnehmer hier stärker auf ihren eigenen Rhythmus hören und arbeiten, wenn sie am produktivsten sind. Für den einen mag das morgens, für den anderen spät sein. Doch die Verschmelzung von Privat- und Arbeitsleben kann für Arbeitnehmer auch mit steigenden Belastungen einhergehen.

G

Gesundheitsmanagement/ -förderung: Bis zu 600 Euro kann ein Arbeitgeber pro Mitarbeiter und pro Jahr steuerfrei laut §3 Nummer 34 Einkommenssteuergesetz zur betrieblichen Gesundheitsförderung erbringen. Hierzu zählen Maßnahmen zur individuellen verhaltensbezogenen Prävention (zertifizierte Kurse), nicht zertifizierte Präventionskurse des Arbeitgebers sowie Leistungen betrieblicher Gesundheitsförderung im Handlungsfeld „gesundheitsförderlicher Arbeits- und Lebensstil“.
Betriebliches Gesundheitsmanagement bestand bisher vor allem aus Präsenzveranstaltungen. Die zunehmende Verlagerung des Arbeitsplatzes in das Homeoffice erschwert die Erreichbarkeit von Mitarbeitern in Bezug auf das Gesundheitsmanagement. Maßnahmen müssen das verstärkt berücksichtigen und das Homeoffice auch thematisch in den Fokus rücken. Das können z.B. Veranstaltungen zur ergonomischen Gestaltung des Arbeitsplatzes sein oder Tipps für eine gesunde Küche. Aber auch Kurse zur Stärkung der mentalen Gesundheit sind Ansätze für die Gestaltung der betrieblichen Gesundheitsförderung im Homeoffice.

H

Homeoffice-Pauschale: Mit der Corona-Krise wurde 2020 eine Homeoffice-Pauschale eingeführt, die Unternehmen und ihre Mitarbeiter entlasten sollte. Für die Jahre 2020 und 2021 kann pro Kalendertag, an dem eine steuerpflichtige Person von zuhause arbeitet, eine Pauschale in Höhe von fünf Euro geltend gemacht werden. Die Pauschale ist auf 600 Euro im Jahr begrenzt und gilt nur für Personen, die kein Arbeitszimmer in ihrer Wohnung haben oder auf den Abzug der Aufwendung für dieses verzichten. 

I

Internetverbindung: Wer im Homeoffice arbeitet, hat sich wohl bereits einige Male gefragt, ob der vorhandene Internetanschluss schnell genug ist. Wer vorwiegend mit Büro-Anwendungen arbeitet, kommt mit 16 Mbit/s gut aus. Auch Videokonferenzen sind möglich – die Teilnehmeranzahl ist dabei egal. Allerdings kann es beim Upload des eigenen Bildes in der Videokonferenz auch ruckeln. Wenn Kinder oder Partner mit im Haus sind, die das Internet ebenfalls nutzen, sollte über eine schnellere Leitung von 50 oder 100 Mbit/s nachgedacht werden. Wichtig ist, dass der schnellste Internetanschluss nichts hilft, wenn das Signal nicht am Rechner ankommt. Am häufigsten liegen also Reichweitenprobleme vor. Daher sollte auch auf die richtige Hardware geachtet werden.

J

(online) Jour fixe: Auch im Homeoffice sollten Arbeitnehmer und Arbeitgeber in regelmäßigem Kontakt stehen. Eine Möglichkeit ist ein virtueller Jour fixe. Dabei handelt es sich um einen Regeltermin zum Gruppenaustausch, der den Dialog im Team trotz räumlicher Distanz fördern kann. Falls notwendig, kann der Jour fixe auch hybrid durchgeführt werden, um Mitarbeiter vor Ort und im Homeoffice gleichermaßen einzubinden.

K

Kosten: In der Regel ist es Aufgabe des Arbeitgebers, die Ausstattung des Arbeitsplatzes im Homeoffice zu übernehmen und die hiermit verbundenen Kosten zu tragen. Das umfasst zunächst die Kosten für die im Homeoffice erforderlichen Arbeitsmittel, wie die technische Büroausstattung. Für die Internet- und Telefonkosten ist der Arbeitgeber nur zur Erstattung eines Anteils verpflichtet, wenn Telefon und Internet auch privat genutzt werden. Da der entsprechende Nachweis schwer zu erbringen ist, empfiehlt sich eine Aufwandspauschale zu vereinbaren.

L

Leistungsfähigkeit: Leistungsfähigkeit und Produktivität hängen im Homeoffice von verschiedenen Aspekten ab. Im Idealfall ist man im Homeoffice allein und hat einen Arbeitsplatz, an dem ungestört gearbeitet werden kann. Unterbrechungen und Ablenkungen von Kollegen entfallen. Gleichzeitig können eventuelle Kinderbetreuung oder das Teilen des Arbeitsplatzes mit dem Partner zu neuen Ablenkungen führen. Um auch im Homeoffice produktiv zu arbeiten, ist daher die Selbstorganisation zentral.

M

Mobiles Arbeiten: Mobiles Arbeiten ist eine Form des ortsunabhängigen Arbeitens. Im Gegenteil zum Homeoffice, bei dem der Arbeitsort gesetzlich klar definiert ist: das eigene Zuhause, ist mobiles Arbeiten eine freiere Variante. Arbeitnehmer sind nicht an einen festen Arbeitsplatz gebunden. Derzeit gibt es für mobile Arbeit noch keine Vorgaben des Gesetzgebers.

N

Netzwerk-Infrastruktur: Die Netzwerk-Infrastruktur umfasst alle Ressourcen eines Netzwerks, die Konnektivität, Management, Geschäftsabläufe und Kommunikation erlauben. Sie umfasst sowohl Hardware und Software. Die Netzwerk-Infrastruktur ermöglicht Datenverarbeitung und Kommunikation zwischen verschiedenen Benutzern, Diensten und Anwendungen.

O

Onboarding: Ein gelungenes Onboarding ist zentral, um die Zufriedenheit der neuen Mitarbeiter und ihre Identifikation mit dem Arbeitgeber zu schaffen. Mit zunehmender Bedeutung des Homeoffice muss jedoch auch die Einarbeitung digital gedacht werden. Möglich hierbei sind beispielsweise digitale Kennenlernmeetings, Willkommensschreiben oder ein Welcome-Bag mit kleinen Give-Aways und Broschüren des Unternehmens. Auch Einführungsworkshops können helfen, neuen Mitarbeitern mehr Sicherheit im Job zu geben.

P

Pausenzeiten: Die Pausenzeiten sind in § 4 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) geregelt. Hieraus ergibt sich, dass Arbeitnehmer bei einer Arbeitszeit zwischen sechs und neun Stunden eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten einlegen müssen, bei mehr als neun Stunden sind es 45 Minuten. Bei diesen Vorgaben handelt es sich um Mindestpausenzeiten. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern darüber hinaus Pausenzeiten einräumen und spezifische Pausenregelungen treffen. Gesetzlich erlaubt ist es, Pausen in 15-minütige Pausen zu teilen.  

Q

Quarantäne: Das Gesundheitsamt kann nach § 29 und § 30 Infektionsschutzgesetz Menschen unter Quarantäne stellen. Ist der Betroffene erkrankt, gelten die Regeln für eine Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Wird eine Person vorsorglich unter behördlich angeordnete Quarantäne gestellt, ist ein Anspruch auf den Ausfall des Verdiensts in Höhe des Nettoentgelts gesetzlich festgelegt. In diesem Fall wird der Beitrag zunächst vom Arbeitgeber geleistet, kann innerhalb von drei Monaten nach §56 Infektionsschutzgesetz durch einen entsprechenden Antrag allerdings erstattet werden. Für Beschäftigte, die sich nicht gegen Corona impfen lassen und in Quarantäne gehen müssen, besteht ab dem 01. November 2021 kein Anspruch mehr auf Entschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz.

R

Ruhezeiten: Zwischen zwei Arbeitstagen, also Feierabend und Beginn des nächsten Arbeitstags, müssen laut Gesetz mindestens elf Stunden Ruhezeit liegen. Damit ist es rechtlich nicht gestattet, im Homeoffice bis 23 Uhr zu arbeiten und am nächsten Tag direkt wieder um sechs Uhr in den Arbeitstag zu starten.

S

Steuererklärung: Abhängig von der Homeoffice-Pauschale kann noch die Werbungskostenpauschale beantragt werden. Abhängig daher, da beide Pauschalen miteinander verrechnet werden. Wird das häusliche Arbeitszimmer folglich als ein solches anerkannt, ist eine Entlastung von bis zu 1.250 Euro jährlich möglich. Die Anerkennung setzt voraus, dass das Arbeitszimmer auch tatsächlich ausschließlich oder nahe zu ausschließlich nur für betriebliche oder berufliche Zwecke genutzt wird. Wer sich in Küche oder Wohnzimmer eine kleine Arbeitsecke einrichtet, kann diese folglich nicht steuerlich absetzen.

T

Teambindung: Die räumliche Distanz kann sich auf die Arbeit im Team negativ auswirken. Damit Zusammenarbeit und Austausch im Homeoffice nicht verloren gehen, bietet sich die Nutzung kollaborativer Tools, wie Videotelefonie mit Chat-Funktion an. Digitale Teammeetings oder virtuelle Mittagspausen stellen nicht nur die Kommunikation zwischen den einzelnen Mitarbeitern her, sondern helfen auch einen Einblick in die Arbeit der anderen und Projektstände zu erhalten.

U

Unfallversicherung: Beim Arbeiten im Home-Office gehen private und berufliche Tätigkeiten fließend ineinander über. Für viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter stellt sich damit zurecht die Frage, was bei einem Unfall im häuslichen Umfeld passiert. Grundsätzlich gilt, dass ein Unfall infolge einer versicherten Tätigkeit ein Arbeitsunfall ist und damit durch den Schutz der Unfallversicherung abgedeckt ist. Entscheidend ist nicht der Ort der Tätigkeit, sondern ein enger Zusammenhang mit den beruflichen Aufgaben. Fällt ein Arbeitnehmer die Treppe herunter, weil er im Keller die Internetverbindung prüfen will, die für die Arbeit notwendig ist, ist dieser Unfall versichert. Fällt er hingegen die Treppe hinunter, um eine private Paketsendung entgegen zu nehmen, entfällt der Versicherungsschutz. Die Abgrenzung zwischen versicherter und unversicherter Tätigkeit ist insbesondere im Homeoffice nicht einfach. Durch die gesetzliche Erweiterung des SGB VII vom 18. Juni 2021 sind auch innerhäusliche Wege zur Nahrungsaufnahme oder der Gang zur Toilette während der Arbeitszeit versichert.

V

Verfügbarkeit: Homeoffice bedeutet nicht, dass Arbeitnehmer ständig erreichbar sein müssen. Gleichzeitig gelten aber auch im Homeoffice (sofern nicht anders festgelegt), die gleichen Arbeitszeiten wie im Büro. Um die Arbeitsprozesse zu vereinfachen, sollten daher klare Vorgaben für die arbeitsbezogene Erreichbarkeit getroffen werden. 

W

Weisungsrecht: Das Direktionsrecht des Arbeitgebers reicht nicht in die privaten Räumlichkeiten seiner Arbeitnehmer hinein, sodass Homeoffice nicht ohne weiteres angeordnet werden kann. Ausnahmen stellen hier Situationen dar, die den Schutz der Belegschaft erfordern, wie beispielsweise während der Corona-Krise. Gleichzeitig kann der Arbeitgeber seine Mitarbeiter allerdings auch zur Rückkehr ins Büro verpflichten. Ein subjektives Recht auf Homeoffice gibt es nicht.

Z

Zusatzvereinbarung: Aus arbeitsrechtlicher und datenschutzrechtlicher Sicht sollte mit den Arbeitnehmern eine DSGVO-konforme Vereinbarung zur Arbeit im Homeoffice getroffen werden. Das muss kein umfassender Vertrag sein. Allerdings lassen sich mit klaren Regelungen viele Stolperfallen umgehen. So sollte die Vereinbarung die Pausen- und Rahmenarbeitszeiten festlegen. Auch die gestellten Arbeitsmittel können in einer solchen Vereinbarung aufgeführt werden. Weiterhin ist häufig eine Klausel enthalten, die festhält, dass Arbeitsgeräte nicht für den private Gebrauch genutzt werden dürfen. Ratsam ist es, auch die Kostenaufteilung und versicherungsrechtliche Fragen schriftlich zu fixieren.

Zeiterfassung: Mit dem Urteil des EuGH zur Arbeitserfassung aus dem Jahr 2019 werden die Unternehmen in allen Mitgliedsstaaten verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch und lückenlos zu erfassen. Die nationalen Gesetzgeber wurden damit verpflichtet, die Arbeitsgesetze zu ändern. Da noch keine entsprechende Regelung in Deutschland besteht, gilt im Homeoffice wie im Büro nach wie vor §16 des Arbeitszeitgesetzes. Arbeitszeit muss nur über die hinausgehende tägliche Arbeitszeit dokumentiert werden. Dennoch sollten Arbeitgeber die tägliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter im Blick behalten, insbesondere auf Distanz. Eine Möglichkeit der Dokumentation, ähnlich der Stechuhr, bietet die digitale Zeiterfassung, die der Arbeitnehmer zu Beginn der Arbeitszeit aktiviert.


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