Virtuelle Meetings – vom Zeiträuber zum Engagement-Hebel

Warum Handlungsbedarf besteht

In Organisationen mit flachen Hierarchen werden tendenziell zu viele Meetings abgehalten. Durchschnittlich verbringen Beschäftigte rund sechs Stunden pro Woche in Meetings, mittlere Führungskräfte halten sich bereits über die Hälfte ihrer täglichen Arbeitszeit in Online-Meetings auf. Im Top-Management bestehen ganze Tage ausschließlich aus virtuellen Konferenzen. Nicht nur die Häufigkeit ist dabei ein Problem, sondern auch die Gestaltung ist oft unproduktiv und strategisch optimierbar. Da virtuelle Meetings sich in der modernen Arbeitswelt bereits flächendeckend etabliert haben und auch in Zukunft Bestandteil bleiben, wird es unerlässlich, diese effizient zu gestalten.

So gelingt ein erfolgreiches Meeting

Meetings sind zeitintensiver als eine kurze telefonische Absprache. Deshalb sollte die Notwendigkeit eines Meetings im Vorfeld abgesteckt werden und erst überdacht werden, ob sich zur Lösung des Sachverhalts wirklich ein digitales Treffen anbietet. Ein Meeting kann nur erfolgreich durchgeführt werden, wenn eine zielführende Vorbereitung stattgefunden hat. Dazu zählen das rechtzeitige Versenden der Einladung, die Kommunikation der Agenda sowie die Prüfung der Technik vor Beginn des Meetings. Auch eine allgemeingültige Etikette für Meetings ist wichtig, um mögliche Störfaktoren vorab ausschließen. Dazu gehören beispielweise Vorgaben hinsichtlich des Dresscodes, Kommunikationsregeln oder das Meeting-Format. Damit Sie Ihre Meetings effizient gestalten können, haben wir zehn Regeln für ein erfolgreiches Meeting zusammengefasst:

1. Vermeiden Sie unnötige Meetings
2. Halten Sie den Personenkreis klein 
3. Definieren Sie das gewünschte Ergebnis vorab
4. Je kürzer, desto besser
5. Visualisieren Sie die Themen, z.B. durch ein digitales Whiteboard
6. Moderieren Sie das Meeting aktiv und lassen Sie Mitarbeitende partizipieren
7. Halten Sie Agenda und Dauer des Meetings ein
8. Protokollieren Sie getroffene Entscheidungen
9. Holen Sie Feedback ein und Evaluierung Sie die Ergebnisse
10. Stellen Sie die Meeting-Kultur regelmäßig auf den Prüfstand

Dem Moderator kommt bei der Durchführung von virtuellen Konferenzen eine Schlüsselrolle zu, denn eröffnet dieser das Meeting mit einer positiven Grundstimmung, beispielsweise durch einen kurzen, informellen Smalltalk, so wird auch die Haltung der Teilnehmenden gegenüber dem Treffen positiv beeinflusst. Zudem sollte der Moderator auf einen ausgewogenen Redeanteil aller Beteiligten achten. Bei guter Planung und Durchführung, können virtuelle Meetings zu einem wertvollen Engagement-Hebel für ihr Unternehmen werden und die Produktivität erheblich steigern.

Sie möchten mehr über die effiziente Gestaltung virtueller Meetings erfahren? Schauen Sie bei unserem Webimpuls vorbei: