Desksharing

Das Desksharing oder Hot Desking stellt ein modernes Konzept des hybriden Arbeitens dar. Was hat es mit diesem Konzept auf sich, und welche Vor- und Nachteile gibt es vor einer Implementierung in Ihr Unternehmen zu bedenken? Ein Überblick.

Desksharing

Was sich hinter dem Begriff Desksharing verbirgt 

Hybrides Arbeiten verspricht viele Vorteile für den modernen Arbeitsalltag. Hot Desking bzw. Desksharing nennt sich der Trend aus London, bei dem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keine festen Arbeitsplätze im Unternehmen mehr haben, sondern selbstständig wählen, von wo aus sie arbeiten. Ob von zu Hause, vom Büro aus oder anderswo – die feste Arbeitsplatzbindung klassischer Großraumbüros fällt weg. Stattdessen gibt es eine begrenzte Anzahl an Arbeitsplätzen, die ohne feste Zuordnung und somit jeden Tag aufs Neue frei zur Verfügung stehen. Nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“, kommen die Mitarbeitenden ins Büro und suchen sich selbstständig ihren Arbeitsplatz für den Tag. Zum Feierabend wird dieser geräumt, um am nächsten Tag wieder neu besetzt zu werden. 

Reduzierte Kosten, mehr Flexibilität 

Der Gedanke hinter dem Konzept ist einleuchtend: Vor allem infolge der COVID-19-Pandemie ist das Homeoffice immer beliebter geworden, die Möglichkeit zum flexiblen Arbeiten wird vom modernen Betrieb erwartet. Das Konzept des Desksharings bringt dabei auch für Unternehmer:innen einiges an Vorteilen mit sich. Da weniger Arbeitsplätze und Ausstattung im Büro benötigt werden, lassen sich einige Kosten einsparen. Durch weniger Arbeitsplätze kann auch auf Fläche in den Büros verzichtet werden. Mit der geringeren Bürofläche sinken auch die Heiz- und Mietkosten, was zusätzliche Sparmöglichkeiten ermöglicht. Im Optimalfall beteiligen sich zudem auch die Führungskräfte am Konzept, wodurch zusätzliche Büros eingespart werden können. Damit wird auch der Abstand zwischen der Führungsebene und den Angestellten verringert. Durch den täglichen Kontakt mit verschiedenen Mitarbeitenden eignet sich Desksharing für Unternehmen, die eine flache Hierarchie bevorzugen.  

Und nicht nur das: auch für das Image eines Betriebes und die Mitarbeitersuche kann es von Vorteil sein, seinen Mitarbeitenden moderne Arbeitsbedingungen mit einem hohen Maß an Flexibilität zu bieten.  

Möglichen Schwierigkeiten vorbeugen 

Das Konzept des flexiblen Arbeitens kann jedoch einige Tücken mit sich bringen, die im Vorfeld bedacht sein sollten. Das beginnt bei der Ordnung: unordentliche Schreibtische und Müll, für den sich niemand verantwortlich fühlt, sollten vermieden werden. Um Chaos zu vermeiden ist eine Clean-Desk Policy hier ebenso hilfreich wie die identische Ausstattung von Büromaterial an jedem Schreibtisch. Einerseits verspricht Hot Desking zwar, dass der Zusammenhalt sowie der Austausch unter den Mitarbeitenden erhöht wird, andererseits hängt dies auch stark mit den Persönlichkeiten der Beschäftigten zusammen. Es kann sein, dass vor allem zurückhaltende Personen eine dauernde Rotation und wechselnde Tischnachbarn als störend empfinden. Auch können das dauernde Wechseln und die Suche nach freien Sitzplätzen zeitaufwendig sein und für Konflikte sorgen. 

Für welche Unternehmen eignet sich das Konzept  

Das Konzept klingt vielversprechend und bringt durchaus einige Vorteile mit sich. Dennoch: nicht für jedes Unternehmen ist Desksharing wirklich sinnvoll. Das Konzept erscheint primär für agile Unternehmen geeignet, in denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter häufig im Homeoffice arbeiten oder auf Geschäftsreisen unterwegs sind. Viele der potenziellen Nachteile lassen sich umgehen, indem dedizierte Desksharing-Software genutzt wird, die den Büroalltag organisiert und erleichtert.  

Werden Büroflächen veräußert und sind diese nicht mehr fest an einen bestimmten Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin gebunden, sollten Unternehmen über die Einführung eines Vergabetools nachdenken, über das man sich rechtzeitig für die Nutzung eines Arbeitsplatzes registrieren kann. Ein solches System kann helfen, die verfügbare Fläche effizient zu organisieren. Dabei sollten unterschiedliche Ansprüche an den Arbeitsplatz berücksichtigt werden, um Leerstände zu vermeiden.  Ein solches Vergabetool ist essenziell, damit die Umsetzung des hybriden Arbeitsmodells bei einer reduzierten Anzahl fester Arbeitsplätze nicht unkontrolliert erfolgt. 

Die Kosten für Desksharing-Dienste variieren, eines jedoch haben sie gemeinsam: die Kosten richten sich primär nach der Größe und Wünschen des interessierten Betriebes, Unternehmen können sich individuelle Angebote einholen. Die meisten Anbieter bieten zudem gestaffelte Pakete an, die je nach Preis einen unterschiedlich hohen Funktionsumfang mitbringen. Deskbird ruft beispielsweise einen Betrag von 1.80 Euro monatlich pro Mitarbeiter auf, wohingegen das günstigste Yoffix Paket ab drei Euro zu buchen ist.

 

  • Anbieter: 
    Liz Smart Office, Thing-it, Flexwhere, Yoffix, Flexopus, Deskbird, raum]für[raum 

  • Basiskosten (monatlich pro Nutzer): 
    ab 1,80€ 

  • Smartphone-App: 
    Bei allen Tools vorhanden 

  • Drittanbieter Software Integration: 
    Bei allen Tools vorhanden 

  • COVID-Sicherheitslösungen: 
    Bei allen Tools vorhanden 

  • Nutzungsstatistiken der Räume: 
    Bei allen Tools vorhanden, außer raum]für[raum  

  • Gezielte Kollegensuche: 
    Bei allen Tools vorhanden, außer Flexopus 

  • Besondere Features:
    z.B. Modernes User Interface, Parkplatzbuchung, integrierte Chatfunktion mit Kolleg:innen oder Buchung von Zusatzdienstleistungen wie Massagen etc. 

 

Einige Unterschiede gibt es trotzdem: während die meisten Vergabetools primär auf Software setzen, die sich durch Drittanbieterhardware, wie beispielsweise Sensoren zur genauen Messung der Raumauslastung ergänzen lassen, setzt das deutsche Unternehmen raum]für[raum grundsätzlich auf die vollständige Einbeziehung von Hardware. So wird ein Gesamtkonzept angeboten, das QR-Codes zum Einchecken in die Räume, Sensorik zur Auslastungsauswertung sowie ein zentrales Display, welches über das aktuelle Bürogeschehen Aufschluss geben soll, mit eigener Software verzahnt.  

Andere Workplace-Solution-Anbieter, wie etwa Yoffix, Deskbird oder Thing-it punkten dafür durch ansprechendere, intuitivere Bedienung sowie eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen. So verfügt Thing-it über eine integrierte Chat- und Shoppingfunktion sowie ein sehr modernes Design. Darüber hinaus bieten auch einige Anbieter die Möglichkeit, gleich einen Parkplatz für einen Büroaufenthalt zu buchen. Eine weitere Gemeinsamkeit der Dienste: sie alle verfügen über Funktionen, um sicheres Arbeiten in Zeiten von Corona, etwa durch Abstandsregelungen zu ermöglichen. Darüber hinaus wird auch die Kontaktverfolgung im Falle eines Infektionsausbruches vereinfacht.  

Um das Konzept Desksharing zu testen, empfiehlt es sich, erstmal eine Probephase zu nutzen. In der Vorbereitung und während der Testphase ist es wichtig, das Feedback der Beschäftigten einzuholen, sonst kann dies zu unzufriedenen Arbeitnehmer:innen führen.

 


 

Quellen:  
https://www.buero-kaizen.de/desk-sharing/ 
https://www.avantgarde-experts.de/de/magazin/desk-sharing-so-nutzt-du-das-konzept-fuer-dein-unternehmen-richtig/ 
https://karrierebibel.de/desk-sharing/ 

 

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