FAQ Mobiles Arbeiten

Homeoffice verändert den Arbeitsalltag nachhaltig und wirft viele Fragen auf. Welche Arbeitszeiten gelten zuhause? Was ist beim Datenschutz zu beachten? Unsere FAQ-Reihe erklärt wichtige Begriffe rund um das Thema mobiles Arbeiten. Teil 1: A bis F.

faq

A

Arbeitszeit: Auch im Homeoffice sind die gesetzlichen Vorgaben und im Arbeitsvertrag festgelegten Vereinbarungen zu Arbeitszeit und Pausen verpflichtend. Das bedeutet, wer mehr als sechs Stunden arbeitet, muss 30 Minuten Pause machen, ab neun Stunden sind es dann 45 Minuten. Außerdem muss die gesetzlich vorgegebene Ruhezeit von 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen eingehalten werden.

Ausstattung: Wer von zu Hause arbeitet, sollte auf gewisse Ausstattung von Möbeln bis Hard- und Software zurückgreifen können. Die notwendige Technik (Laptop, Diensthandy etc.) wird häufig vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt. Was der Arbeitgeber im Detail zur Verfügung stellt und welche Gegenstände der Arbeitnehmer aus seinem privaten Besitz verwendet, muss im Einzelfall zwischen beiden abgestimmt werden.

Arbeitsplatzgestaltung: Der Arbeitsplatz im Homeoffice sollte funktional sein, jedoch auch so eingerichtet werden, dass produktiv gearbeitet werden kann. Das betrifft zunächst die entsprechende ergonomische Einrichtung, um u.a. Rückenprobleme zu vermeiden. Daneben sollten Arbeitnehmer für ausreichend Ruhe und die richtigen Lichtverhältnisse sorgen. Auch Raumtemperatur und Luftfeuchtigkeit spielen eine wichtige Rolle.

Arbeitsschutz: Der Homeoffice-Arbeitsplatz ist § 2 Abs. 7 Satz 1 Arbeitsstättenverordnung ein fest eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich des Arbeitnehmers. Hier liegt auch der zentrale Unterschied zur mobilen Arbeit, die nicht in der Arbeitsstättenverordnung geregelt ist: Während Homeoffice an einen festen Arbeitsplatz und geregelte Arbeitszeiten gebunden ist, kann mobile Arbeit von überall stattfinden. Für den Arbeitsplatz im Homeoffice gelten rechtlich gesehen die gleichen allgemeinen Arbeitsschutzvorschriften wie für das Büro. Arbeitgeber müssen gewährleisten, dass der häusliche Arbeitsplatz sicher ist. Dazu müssen entsprechende Gefährdungsbeurteilungen erstellt und Maßnahmen ergriffen werden. Hierunter fällt neben der Kontrollpflicht des Homeoffice-Arbeitsplatzes, auch eine Befragung der Umstände sowie eine angemessene Unterweisung der Mitarbeiter hinsichtlich der Vorgaben der Betriebssicherheitsverordnung für Arbeitsmittel. Entsprechend der gesetzlichen Vorschriften muss sich der Arbeitgeber um einen sicheren Arbeitsplatz bemühen.

Anbieterwechsel: Wer mit dem Gedanken spielt, seinen Internetprovider zu wechseln, muss bestimmte Formalitäten beachten: Neben Kündigungsfristen sollten auch immer Verfügbarkeiten beachtet werden.

B

Betriebsvereinbarung: Verfügt ein Unternehmen über einen Betriebsrat, können Regelungen für das mobile Arbeiten in einer Betriebsvereinbarung festgehalten werden. Diese sollte in jedem Fall die Rahmenbedingungen für das Arbeiten im Homeoffice beinhalten und kann durch individuelle Vorgaben ergänzt werden.

C

Cloud: Eine Cloud bezeichnet das Zusammenspiel von mehreren Servern. Über diese werden Daten gespeichert und komplizierte Programmabläufe abgewickelt. Dateien werden damit für jeden und überall nutzbar, sofern ein Endgerät mit Internet zur Verfügung steht.

D

Datensicherheit: Bei der Einrichtung eines Arbeitsplatzes im Homeoffice müssen Arbeitgeber für geeignete Datenschutzvorkehrungen sorgen und zudem gewährleisten, dass die rechtlichen Vorgaben des Datenschutzes zu jeder Zeit vom Arbeitnehmer eingehalten werden. Für diesen heißt es: Er muss sicherstellen, dass keine dritten Personen Zugang zum Laptop oder Diensttelefon haben. Der Transfer von Daten kann u.a. über VPN-Verbindungen sichergestellt werden.

Datenschutz: Datenschutzrechtliche Vorgaben sind auch im Homeoffice zu beachten. Arbeitgeber sind verpflichtet, technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, die Verstöße verhindern. Was das genau bedeutet, hängt u.a. davon ab, welche Geräte im Homeoffice genutzt werden und welche Datenkategorien betroffen sind. Für Unternehmen ist es ratsam, ihren Mitarbeitern die technische Hardware zur Verfügung zu stellen, um sicher zu gehen, dass entsprechende Firewalls und Virenscanner vorhanden sind. Über eine sichere Netzwerkverbindung, beispielsweise ein VPN, können Daten weiterhin geschützt werden. Zudem sollten Mitarbeiter für das Thema sensibilisiert werden: Laptops und ausgedruckte Dokumente sollten vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden, Daten nur innerhalb des VPNs genutzt werden. Ratsam ist es, zwischen Unternehmen und Mitarbeitern eine datenschutzrechtliche Vereinbarung für das Homeoffice zu treffen.

Digitaler Arbeitsplatz: Der digitale Arbeitsplatz stellt Arbeitnehmern virtuelle, personalisierte und rollenbasierte Services, alle Anwendungen und kollaborative Tools zur Verfügung, die für die Arbeit benötigt werden. 

E

Ergonomie: Ein schlecht eingerichteter Arbeitsplatz zuhause kann zu gesundheitlichen Beschwerden wie Nacken- oder Rückenschmerzen führen. Daher sollten Arbeitnehmer stets auf die richtige Hardware, gute Lichtverhältnisse und optimale Ausstattung achten. Beispielsweise sollten Stühle und Tische auf die jeweilige Körpergröße angepasst und der Laptop um zusätzliche Hilfsmittel wie Maus, externe Tastatur, Notebookständer oder externe Bildschirme ergänzt werden.

Erreichbarkeit: Die vereinbarten Arbeitszeiten gelten unabhängig davon, ob im Büro oder zuhause gearbeitet wird. Damit sind Arbeitnehmer auch nur innerhalb der vereinbarten Arbeitszeiten zur Erreichbarkeit verpflichtet.

F

Führungsverantwortung: Führung im Homeoffice findet digital statt, der persönliche Kontakt wird weniger. Wie lassen sich gemeinsame Treffen und Gespräche gestalten? Wie behält man einen Überblick über Aufgaben, Kapazitäten und Wohlbefinden der Mitarbeiter? Mit welchen Maßnahmen können dem Team auch auf Distanz Sicherheit vermittelt werden? Für Führungskräfte ist das keine leichte Aufgabe, denn Arbeit aus dem Homeoffice ändert die Anforderungen an Kommunikation, die Führungsmechanismen sowie die eigene Rolle als Vorgesetzter. Hier kann es helfen, auf klare Strukturen und Transparenz von Aufgaben und Arbeitsprozessen zu setzen und häufiger virtuelle Gespräche mit Mitarbeitern durchzuführen, um im Austausch zu bleiben.

Fokus-Phasen: Ablenkung ist insbesondere im Homeoffice so eine Sache. Für den ein oder anderen empfiehlt sich daher die „Pomodoro-Technik“. In kurzen Konzentrationsphasen von ca. 25 Minuten folgt eine fünfminütige Pause. Nach vier dieser Intervalle können 20 bis 30 Minuten Pausen eingelegt werden.

Flexibilität: Mobiles Arbeiten verbessert die Vereinbarkeit von Familie und Privatleben, führt zum Wegfall von Pendelzeiten und kann Spielräume eröffnen, die Arbeitszeit flexibel zu gestalten und zum Beispiel an die Öffnungszeiten der Kita anzupassen. Insbesondere bei flexiblen Arbeitszeitmodellen können Arbeitnehmer hier stärker auf ihren eigenen Rhythmus hören und arbeiten, wenn sie am produktivsten sind. Für den einen mag das morgens, für den anderen spät sein. Doch die Verschmelzung von Privat- und Arbeitsleben kann für Arbeitnehmer auch mit steigenden Belastungen einhergehen.