Zur Vermeidung von Missverständnissen und zur Erreichung von Rechtssicherheit für alle Beteiligten empfiehlt es sich, im Rahmen der Vorbereitung der Krisenstabsarbeit eine sog. Geschäftsordnung zu formulieren.
Die Geschäftsordnung des Krisenstabs stellt den regulatorischen Rahmen des Unternehmens für die Krisenorganisation dar. Sie ist daher unerlässlich, um organisatorischen Pflichten der Leitungsebene nachzukommen und den handelnden Personen einen sicheren Rechtsrahmen zu geben.
Der Krisenstab setzt sich aus Mitgliedern zusammen, denen bei der Krisenbewältigung besondere Aufgaben zugeordnet werden. Diese Zuordnung kann sich an die oftmals bewährte Aufteilung in Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (sog. Blaulichtorganisationen, wie z. B. Feuerwehr) anlehnen oder aber betrieblich individuell vorgenommen werden. Während der Krisenbewältigung sind die einzelnen Stabsmitglieder gefordert, im Rahmen ihrer Funktion selbstständig Entscheidungen zu treffen und dabei auch finanzielle Mittel einzusetzen. Die Geschäftsordnung regelt hierbei die jeweiligen Befugnisse.
Dem Krisenstab steht ein von der Geschäftsführung berufener Leiter vor, der im Krisenfall sowohl die disziplinarische als auch die fachliche Leitung der Stabsmitglieder übernimmt. Im Krisenfall wird der üblichen Aufbauorganisation des Unternehmens somit eine außerordentliche Krisenaufbauorganisation vorangestellt. Der Leiter des Krisenstabs trifft die zur Bewältigung der Krisensituation notwendigen Entscheidungen auf der Basis einer teamorientierten Zusammenarbeit. Die Geschäftsordnung regelt hierbei den Startzeitpunkt der formalen Aufnahme der Krisenstabsarbeit.
Der Leiter des Krisenstabs berichtet an die Geschäftsführung. Seine Berufung und die damit verbundene Pflichtenübertragung entbindet die Geschäftsführung aber nicht von ihrer gesellschaftsrechtlichen Haftung. Eine Personalunion von Geschäftsführung und Leitung des Krisenstabs ist nicht anzustreben, u.a., damit sich die oberste Leitungsebene nicht mit operativen Themen beschäftigen muss und somit ausreichend Freiraum für strategische Entscheidungen bleibt.
