Product Compliance – fester Bestandteil des Risikomanagements

Nicht erst seit Inkrafttreten der Reach-Verordnung im Jahr 2007 beschäftigt Product Compliance europäische Unternehmen. Verstöße werden von den Behörden hart bestraft und können ein Unternehmen in die Krise führen.

Stefan Oehrlein, asseso AG

Product Compliance gehört in das Risikomanagementportfolio eines Unternehmens

Allein in Deutschland standen im Jahr 2016 ca. 160 Verbrauchsgüter, von denen eine Gefahr für Verbraucher ausging oder hätte ausgehen können, auf der RAPEX-Liste der EU: defekte Werkzeuge, giftstoffhaltige Kleidungsstücke, unsicheres Kinderspielzeug u. v. m. Ein teurer Rückruf wegen gravierender Sicherheitsmängel ist für ein Unternehmen sicherlich der Worst Case, aber nur die Spitze des Eisbergs: vielfach häufiger werden „nur“ falsche CE-Kennzeichnungen, nicht erfolgte Registrierungen für Elektro-/Elektronikgeräte oder aber auch fehlende Konformitätserklärungen von den Behörden bemängelt und mit teilweise empfindlichen Bußgeldern

Wie kann es soweit kommen? In Zeiten hohen Innovationsdrucks legen Unternehmen häufig mehr Wert auf die äußere Wertigkeit als auf die Marktfähigkeit des Produktes. Dies geschieht nicht vorsätzlich, aber aufgrund fehlender personeller und fachlicher Kapazitäten. Die Folge sind zeitintensive Auseinandersetzungen mit Behörden, Umsatzverluste, Kosten für die Rückholung und Ersatz, Bußgelder, langfristiger Imageschaden oder schlimmstenfalls die Insolvenz. Diese Risiken können vermieden werden.

Product Compliance ist Chefsache

Wenn auch schon vorher existent, so hat doch die Product Compliance mit Einführung der Reach-Verordnung deutlich an Bedeutung gewonnen. Die Behörden greifen bei Verstößen europaweit vernetzt rigoros durch. Es geht nunmehr von der Product Compliance ein erhebliches Risiko aus, das im unternehmerischen Risikomanagement berücksichtigt werden muss. Damit ist auch klar: Product Compliance ist Chefsache. Die Wichtigkeit dieses Aspekts wird deutlich durch die Tatsache, dass der Geschäftsführer persönlich in die Haftung genommen werden kann, wenn er durch aktives (Nicht-)Tun (mit-)ursächlich für den Eintritt eines Schadens war.

Was kann das sein? Wenn z. B. ein Produkt mit Entwicklungs-, Konstruktions- oder Fabrikationsfehler auf den Markt kommt. Wenn die Instruktionen über den sicheren Ge- oder Verbrauch eines Produkts unzureichend sind. Wenn es Fehler der Betriebsorganisation gibt, z. B. fehlende Einkaufskriterien oder mangelnde Qualitätskontrollen im Wareneingang. Oder ein verschleppter, aber gebotener Rückruf eines fehlerhaften Produkts.

Sichern Sie sich ab!

Wie können Sie sich und Ihr Unternehmen absichern? Bauen Sie ein effektives Product Compliance Management System in Ihrem Unternehmen auf. Das schützt nicht nur vor vermeidbaren Fehlern, sondern im Falle menschlichen Versagens auch vor weiterführenden Strafen. Und minimiert das Gesamtrisiko!

Klären Sie das Risikopotenzial Ihrer Produkte, indem Sie produktrelevante Prozesse im Unternehmen analysieren: Wo treten in der Wertschöpfungskette von der Beschaffung bis zum Absatz welche internen und externen Risiken auf?

Erstellen Sie für jedes Produkt (!) einen rechtlichen Anforderungskatalog und führen Sie diesen weiter.

Schaffen Sie Strukturen und Prozesse, die klare Handlungen zur Folge haben und z. B. das Risiko des Fehlkaufs von nicht-konformen Komponenten oder Produkten ausschließen.

Schaffen Sie eine umfängliche Datenlage, die zugänglich ist und kontinuierlich fortgeschrieben wird: rechtliche Anforderungen an Produkte, (arbeits)sicherheitsrelavante Besonderheiten, Laborberichte, Zertifikate, Dokumente für die Lieferanten- und Kundenkommunikation.

Benennen Sie verantwortliche Personen im Unternehmen und bilden Sie diese aus.

Für mittelständische Unternehmen ist es manchmal schwierig bis unmöglich, das notwendige chemische, technische oder rechtliche Fachwissen selbst vorzuhalten. Holen Sie sich in einem solchen Fall Unterstützung von externen Beratungsunternehmen. Sie können sich und das Unternehmen durch den Einkauf fachlich qualifizierter Leistungen schützen.

Produkthaftpflichtversicherung gehört dazu

Viele Unternehmen sichern sich schon viele Jahre mit einer Produkthaftpflichtversicherung ab. Das ist sinnvoll. Lassen Sie aber bereits bestehende Versicherungen regelmäßig überprüfen, denn die Welt hat sich in den vergangenen 20 Jahren drastisch verändert. Werden z. B. Produktrückrufe, die heute schneller angeordnet werden als noch vor 20 Jahren, von der Versicherung abgedeckt? Werden auch Anforderungen der neueren Gesetzgebung von der Police abgesichert? Es wäre ärgerlich, wenn Sie in einem Schadensfall nicht von der jahrelangen Einzahlungsleistung profitieren können.

Fazit: Product Compliance schafft Sicherheit

Der Aufbau eines entsprechenden Product Compliance Management Systems ist aufwendig und arbeitsintensiv, erhöht aber die Transparenz der unternehmerischen Prozesse und deckt Schwachstellen auf. Im Sinne von Risikominimierung und unternehmerischer Schlagkraft gegenüber Marktpartnern und Behörden ist ein funktionierendes Product Compliance Management System heute im unternehmerischen Alltag unerlässlich.

Der Autor: Dipl.-Ing. (FH) Stefan Oehrlein, Vorstand der asseso AG, berät seit vielen Jahren deutsche und europäische Unternehmen in Sachen Product Compliance und REACH-Registrierung.
www.asseso.eu