Homeoffice forever: So wird aus der Übergangslösung ein Dauerbrenner

Die mittelständische Wirtschaft galt lange Zeit als Nachzügler in Sachen Digitalisierung. Doch die meisten Unternehmen haben in den letzten Monaten bei der digitalen Transformation richtig Gas gegeben. Das zeigt der „Digitalisierungsindex Mittelstand“ der Deutschen Telekom. Viele Betriebe investierten in mobile Endgeräte und in cloudbasierte Anwendungen für die ortsunabhängige Kollaboration sowie in Webkonferenz-Lösungen, um ihren Beschäftigten das Arbeiten von zu Hause zu ermöglichen. Insgesamt können so drei von vier (74 Prozent) mittelständischen Unternehmen ihren Mitarbeitern heute Homeoffice oder mobiles Arbeiten bieten.

Die neue Flexibilität

Doch was hält die Zukunft bereit? „Auch nach der Pandemie wird es noch Präsenzarbeit geben, aber wann, wo und wie gearbeitet wird, wird deutlich flexibler gehandhabt werden als vor Corona“, sagt Achim Berg, Präsident des Digitalverbandes Bitkom. Das hängt sicher auch damit zusammen, dass zahlreiche Betriebe auf die Homeoffice-Verordnung reagieren und das Arbeiten von zuhause möglich machen mussten. Wo vorher keine entsprechenden Strukturen vorhanden waren, haben sich mittlerweile oft Routinen gebildet, Prozesse eingespielt. Zudem sind viele Arbeitnehmer nicht überzeugt von der Idee, nach der Krise wieder jeden Tag ins Büro gehen zu müssen. So ergab eine Bitkom-Umfrage, dass jeder Fünfte (19 Prozent) deutlich zufriedener im Homeoffice arbeitet. „Die Corona-Krise hat gezeigt, dass flexibles Arbeiten die Qualität der Arbeitsergebnisse nicht schmälert – im Gegenteil. Unabhängig von Zeit und Ort zu arbeiten, kann allen Seiten Vorteile bringen, aber das setzt einen tiefgreifenden Kulturwandel in der Arbeitswelt voraus“, betont Berg.

Luft nach oben

Konkret heißt das: Die veränderte Erwartungshaltung vieler Beschäftigter an ihren Arbeitsplatz stellt vor allem Geschäftsleitung und Führungskräfte vor neue Herausforderungen. Kurz: New Work braucht New Leadership – und zwar dringend. Denn trotz überwiegend guter Arbeitsergebnisse läuft laut einer Studie der Universität Konstanz im Homeoffice längst noch nicht alles rund: „Unsere ersten Ergebnisse deuten darauf hin, dass für das Engagement der Beschäftigten das Verhalten der Vorgesetzten besonders wichtig ist“, unterstreicht Studienautorin Sophia Zimmermann. Sie empfiehlt Führungskräften deshalb, Beschäftigte im Homeoffice nicht nur mit den notwendigen Werkzeugen auszustatten, sondern individuell auf die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter einzugehen.

5 Tipps: So bringt der Mittelstand Homeoffice-Konzepte auf die Erfolgsspur

Doch das ist leichter gesagt als getan. Die folgenden Tipps helfen dabei, das Homeoffice auch in kleinen und mittleren Unternehmen als dauerhaftes Erfolgsmodell zu verankern.

1. Vertrauenskultur aufbauen
   Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser. Was im Büro Grundsatz sein sollte, gilt im Homeoffice erst recht. Statt Mitarbeiter zur Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden zu verdonnern, sollten Führungskräfte die Zügel ruhig etwas lockerer lassen. Schließlich zählt am Ende des Tages das Ergebnis. Und darauf hat die Überprüfung der Angestellten durch den Chef nur einen geringen Einfluss. So ist laut einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) die direkte Kontrolle nur für zwei Prozent der Arbeitnehmer entscheidend dafür, wie schnell sie arbeiten. Setzt ein Unternehmen auf mehr Freiheiten, sind zudem rund 60 Prozent der Arbeitnehmer sehr zufrieden mit ihrem Arbeitsumfeld.
2. Regeln definieren
   Weniger Kontrollen bedeuten nicht, dass es weniger Regeln gibt. Damit die Zusammenarbeit im Homeoffice funktioniert, braucht es klare Absprachen. Denn nur, wenn Kernarbeitszeiten und Erreichbarkeiten definiert, Zuständigkeiten und Abläufe eindeutig festgelegt sind, lassen sich Missverständnisse vermeiden und Erwartungen abgleichen. Zudem helfen Kollaborationstools, die Kommunikation transparent und effizient zu halten. Die richtigen Tools finden KMU etwa mit dem Online-Konfigurator der Telekom. Mithilfe von Statusinformationen zeigen Lösungen wie Microsoft Teams an, ob Mitarbeiter aktuell erreichbar sind oder nicht, ob sie Zeit für ein Gespräch haben oder beschäftigt sind. Diese Statusanzeige sollten Chefs nicht hinterfragen, Stichwort: Vertrauen. Nur weil der Arbeitsplatz zu Hause ist, heißt das nicht, dass Mitarbeiter ununterbrochen am Schreibtisch sitzen müssen – schließlich wäre dies im Büro ebenfalls nicht immer der Fall.
3. Mitarbeiterbedürfnisse im Blick halten
   Aus den Augen, aber nicht aus dem Sinn: Mehr Freiraum bedeutet nicht, dass Chefs sich aus dem Arbeitsalltag ihrer Mitarbeiter komplett heraushalten sollten. Gerade im Homeoffice benötigen Mitarbeiter verlässliche Strukturen und Routinen. Denn während sich im Büro vieles zwischen Tür und Angel austauschen lässt, ist es im Homeoffice erforderlich, die Kommunikation aktiv anzustoßen und im Fluss zu halten. Chefs sollten deshalb regelmäßige Online-Teammeetings oder Videokonferenzen zur Lagebesprechung einplanen. Und zwar nicht nur, um herauszufinden, wie einzelne Jobs laufen. Sondern auch, um Ängste und Sorgen der Mitarbeiter in den Fokus zu rücken und regelmäßiges Feedback zu geben. Denn das ist für Beschäftigte – egal ob im Homeoffice oder im Büro – einer der wichtigsten Motivationsfaktoren.
4. Wir-Gefühl stärken
   Das Schwätzchen auf dem Flur, der morgendliche Kaffee in der Teeküche, das gemeinsame Mittagessen in der Personalkantine – viele Beschäftigte vermissen im Homeoffice ihre Kollegen. Umso wichtiger ist es, dass Führungskräfte den Teamgeist trotz der Distanz aktiv beschwören. Zum Beispiel mithilfe von morgendlichen Besprechungen bei einem Heißgetränk vor der Webcam. Dabei können sich Mitarbeiter über aktuelle Projekte ebenso wie das eigene Befinden austauschen. Der Zusammenhalt lässt sich zudem über virtuelle Wettbewerbe stärken – beispielsweise, indem die Angestellten die Daten ihrer Fitnesstracker miteinander vergleichen. Schöner Nebeneffekt: Die Mitarbeiter sind motiviert, sich fit zu halten.
5. Neue Wege gehen
   Klar ist: Nicht jeder Mitarbeiter kann einfach so ins Homeoffice wechseln. Dank moderner Technik lassen sich aber auch in Handwerksbetrieben gewisse Tätigkeiten in die digitale Welt verlagern – wie etwa Verwaltungs- und Koordinationsaufgaben. Und auch Kundengespräche sind mit der richtigen Technik mühelos aus dem Homeoffice möglich. Voraussetzung dafür ist die richtige Ausrüstung. Diese lässt sich mit dem Online-Konfigurator der Telekom passgenau zusammenstellen – und zwar inklusive Sicherheitspaket. Dank der Einrichtungshilfe können kleine und mittlere Unternehmen ihren Mitarbeitern innerhalb von 48 Stunden einen leistungsfähigen Arbeitsplatz zu Hause zur Verfügung stellen.