Mit der Cloud raus aus dem Bürokratie-Dschungel im Rechnungswesen

Schluss mit Zettelwirtschaft

Cloud-Lösungen automatisieren zeitfressende Aufgaben im Rechnungswesen. Eingehende Rechnungen, egal ob Papierbeleg, PDF oder E-Rechnung, leiten Unternehmen direkt per E-Mail an das System weiter. Die Software prüft die Daten und liest sie per Texterkennung aus. Anschließend erstellt sie aus den Informationen einen Buchungsvorschlag. Der Sachbearbeiter muss diesen nur noch kontrollieren und verbuchen.

Bei E-Rechnungen läuft der Prozess besonders effizient ab. Das Dokument enthält strukturierte Daten. Daher entfällt die Texterkennung und die Software verarbeitet alle Informationen nahtlos. Dies reduziert das Fehlerpotential drastisch.

Verarbeitete Belege speichert das System automatisch gesetzeskonform im GoBD-testierten Archiv. Unternehmen finden ihre Belege zu jeder Kontobewegung chronologisch sortiert wieder. Die Volltextsuche erleichtert ihnen das Finden.

Unternehmenskennzahlen in Echtzeit abrufen

Professionalisieren Unternehmen ihr Rechnungswesen, legen sie den Grundstein, um ihr Controlling zu optimieren. Mit den aktuellen Daten aus der Finanzbuchführung und einer guten Rechnungswesen-Software erstellen sie Auswertungen mit nur wenigen Klicks. So haben sie ihre Zahlen stets im Blick und steuern ihr Unternehmen nachhaltig. Eine Methode, die Betriebe hier anwenden können: der Plan-Ist-Vergleich.

Der Plan-Ist-Vergleich ist eine besondere Form der betriebswirtschaftlichen Auswertung. Unternehmen legen zu Jahresbeginn Planwerte für zentrale Kennzahlen fest und gleichen sie monatlich mit den aktuellen Ist-Werten ab. So sehen sie auf einen Blick, wie nah sie ihren Zielen sind – und ob sie gegensteuern müssen. Gerade bei unvorhersehbaren Ereignissen wie der Energiekriese oder Pandemie hilft der Vergleich, Auswirkungen besser einzuschätzen und mögliche Szenarien durchzuspielen.

Digitalisierung? Machbar!

Wer heute seine Buchhaltung digitalisiert, gewinnt nicht nur Ordnung, Effizienz und Rechtssicherheit. Unternehmen schaufeln sich wertvolle Zeit fürs Kerngeschäft frei. Die E-Rechnung sehen sie nicht mehr als Pflicht, sondern viel mehr als Chance, Prozesse neu zu denken und sich zukunftsfähig aufzustellen. Zusätzlich behalten sie immer im Blick, auf welchem Kurs sich ihr Unternehmen aktuell befindet.

Wir danken Mitglied Agenda Informationssysteme für den Gastbeitrag.