Datenschutzerklärung für unsere Mitglieder (m/w/d)

Guten Tag und danke für Ihr Interesse an unseren Leistungen. Allein aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird – im Rahmen der nachfolgenden Erläuterungen – auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher und diverser Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter: m/w/d. Neben diesen und anderen Dingen nehmen wir auch Ihre Rechte auf Privatsphäre, Datenschutz und informationelle Selbstbestimmung sehr ernst.  Daher möchten wir Sie über folgendes informieren: 

Wer sind wir? 

Wir sind die BVMW - Bundesverband mittelständische Wirtschaft, Unternehmerverband Deutschlands e.V., Potsdamer Straße 7, 10785 Berlin, vertreten durch den Präsidenten Mario Ohoven, Telefon: +49 30 533206-0, Telefax: +49 30 533206-50, E-Mail: info@bvmw.de. Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten ernannt, nämlich den Rechtsanwalt Dr. Stephan Gärtner, den Sie unter dsb@stanhope.de erreichen können. 

Was geschieht bei der Nutzung unserer Internetseite? 

Die hiesige Erklärung betrifft nur den Fall, dass Sie sich online um eine Mitgliedschaft bemühen. Daher verweisen wir hinsichtlich der Nutzung unserer Internetseite auf unsere gesonderte Datenschutzerklärung. Dort finden Sie alle Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Besuch unserer Internetseite. 

Wie verarbeiten wir Ihre Daten bei und nach dem Erstkontakt? 

(1) Beim Erstkontakt erheben wir die Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen. Das sind i.d.R.: Anrede, Vorname, Name, Unternehmen, Anschrift, E-Mail, Telefon, Fax und sonstige allgemein zugängliche Daten, sämtliche unter XING verfügbare Daten des potentiellen Mitglieds, Daten aus dem Mitgliedsantrag, alle bisherigen Daten und dann die zusätzlich im Verlauf der Mitgliedschaft erhobenen Daten (insbesondere Zahlungsdaten). Zweck der Verarbeitung ist die Anbahnung, Durchführung oder Beendigung eines Mitgliedschaftsverhältnisses. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO. Soweit das Anbahnungsverfahren online abläuft, registrieren Sie sich auf unserer Internetseite. Ihre Daten werden online an uns übermittelt. 

(2) Sofern zwischen uns ein Mitgliedschaftsverhältnis zustande kommt, verarbeiten wir Ihre Daten anschließend zum Zweck der Durchführung und ggf. Beendigung des Mitgliedschaftsverhältnisses. Hierbei fallen i.d.R. folgende weitere Daten an: Mitgliedsdaten (insbesondere auch Zahlungsdaten). Nach erfolgreicher Bestätigung Ihrerseits, werden Sie einer BVMW-Wirtschaftsregion entsprechend Ihrer Postleitzahl zugeordnet. Ferner wird unser interner Mitgliederservice über die Anlage per Mail mit Zeitstempel informiert. Dann werden Ihre Daten einem von uns gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragten Funktionsträger übermittelt, der Sie während Ihrer BNI Mitgliedschaft in unserem Auftrag betreut. Insoweit ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO.  

(3) Wir verarbeiten Ihre Daten ferner, um gesetzliche Pflichten, denen wir unterliegen, zu erfüllen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB. Nach diesen Vorschriften sind einige der o.g. Daten auch über den Zeitpunkt der Zweckerreichung hinaus aufzubewahren. So sind wir ggf. verpflichtet, 

  1. Daten zu Ihrer Person, die sich aus Büchern und Aufzeichnungen, Inventaren, Jahresabschlüssen, Einzelabschlüssen nach § 325 Abs. 2a HGB, Konzernabschlüssen, Lageberichten und Konzernlageberichten, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelegen, Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union, Handelsbüchern sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen ergeben, für zehn Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB), 

  1. Daten zu Ihrer Person, die sich aus empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen, aus der Wiedergabe der empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie aus sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, für sechs Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist ((Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB). 

(4) Soweit nicht ausdrücklich auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird, besteht keine rechtliche Verpflichtung die Daten zu verarbeiten. 

Was geschieht, wenn ich in die werbliche Ansprache einwillige? 

(1) Sofern Sie im Rahmen des Beitrittsprozesses in die werbliche Ansprache einwilligen, werden wir Sie werblich ansprechen.  

(2) Inhaltlich umfasst die werbliche Ansprache jede Äußerung von uns, bei der Ausübung unseres, konkreten Gewerbes mit dem Ziel, den Absatz unserer Waren oder die Erbringung unserer Dienstleistungen zu fördern. Dazu zählen insbesondere, aber nicht abschließend regelmäßige und unregelmäßige Newsletter, Einladungen, Kundenzufriedenheitsbefragungen und Angebote für konkrete Produkte und Leistungen. Ferner umfasst die werbliche Ansprache, dass wir Sie per E-Mail, auf die kostenfreien und kostenpflichtigen Produkte und Dienstleistungen aufmerksam machen dürfen, die unsere Kooperationspartner anbieten. Hierbei werden Ihre Daten nicht an diese Kooperationspartner übermittelt. Vielmehr empfehlen wir Ihnen lediglich deren Produkte, wobei wir diese Nachrichten selbst editieren können. 

(3) Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung i.S.v. Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können; etwa durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle („Wer sind wir“). 

(4) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, die zur Einholung der Einwilligung geschieht, ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO. Nach dieser Vorschrift dürfen wir Ihre Daten verarbeiten, wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen. Die rechtliche Verpflichtung, der wir unterliegen, folgt aus Artikel 7 Absatz 1 DSGVO bzw. Artikel 5 Absatz 1 DSGVO. Denn nach diesen Vorschriften sind wir rechtlich verpflichtet, die Einholung einer Einwilligung zu dokumentieren. Das geht nur, wenn wir Ihre Daten dafür zu Nachweiszwecken erheben. Wir speichern die Daten, solange dies zu Nachweiszwecken erforderlich ist. Sofern Sie die Einwilligung bestätigen, endet die Aufbewahrungsfrist erst nach Widerruf Ihrer Einwilligung zzgl. der Zeit bis zur Verjährung etwaiger zivilrechtlicher Ansprüche, also i.d.R. am 31. Dezember des 3. Kalenderjahres, das auf das Jahr, in dem Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, folgt. 

(5) Soweit nicht ausdrücklich auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird, besteht keine rechtliche Verpflichtung die Daten zu verarbeiten. 

Inwieweit berufen wir uns auf unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung? 

(1) Ferner besteht die Möglichkeit, dass wir Sie in regelmäßigen oder unregelmäßigen Abständen über unsere Produkte und Leistungen informieren. Insoweit berufen wir uns auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Nach dieser Vorschrift ist die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten zulässig, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Unser berechtigtes Interesse leiten wir aus Erwägungsgrund 47 zur DSGVO her, wo es u.a. heißt: „Die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung kann als eine einem berechtigten Interesse dienende Verarbeitung betrachtet werden.“ Mit Blick darauf, dass wir Sie im beruflichen Umfeld angesprochen haben und zwischen uns Vertrags (oder Anbahnungsverhältnis) besteht, ist die werbliche Ansprache in unserem berechtigten Interesse. Eine gesetzliche Verpflichtung zu dieser Verarbeitung besteht nicht.  

(2) Sie haben die Möglichkeit, der werblichen Nutzung Ihrer Daten jederzeit zu widersprechen, dies durch formlose Mitteilung, etwa an die o.g. Kontaktdaten („Wer sind wir?“). Mit Ihrem Widerspruch endet die Verarbeitung zu diesen Zwecken. Sofern es dann keinen weiteren Aufbewahrungsgrund gibt, löschen wir die Daten dann auch. Insbesondere können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. 

Wie setzen wir Zapier ein? 

(1) Wir setzen hier den folgenden Anbieter ein: die Zapier Inc., 548 Market St #62411, San Francisco, California 94104 (USA), die das von uns genutzte tool „Zapir“ zur Verfügung stellt.  Gern beschreiben wir diesen Verarbeitungsvorgang kurz: Mit Zapier können wir Web-Apps verbinden, sodass zwischen den verschiedenen Anwendungen Kunden- und Interessentendaten automatisiert ausgetauscht werden können. Hierbei werden die Daten über Zapier ausgetauscht, sodass die Daten ggf. auch dort verarbeitet werden. Mit der insoweit erforderliche Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben wir diesen Anbieter gemäß Artikel 28 Absatz 3 DSGVO beauftragt. Die Datenschutzerklärung dieses Anbieters finden Sie hier: https://zapier.com/privacy/.  

(2) Hierbei verarbeiten wir in der Regel folgende Daten von Ihnen: Sämtliche Daten, die wir über Tools erheben, die wir im Zusammenhang mit der Begründung, Durchführung und/oder Beendigung von Verträgen zwischen uns einsetzen und über diesen Anbieter automatisiert verknüpft haben. Das können in der Regel alle Daten aus der Vertragsanbahnung (häufig Ihre Kontaktdaten), aus der Vertragsdurchführung (häufig Bestell- und Zahlungsdaten) und aus der Vertragsbeendigung (Status Vertragsende, Status Einstellung von Leistungen) sein.   Nähere Informationen zu den Einsatzmöglichkeiten finden Sie unter: https://zapier.com/learn/getting-started-guide/what-is-zapier/

(3) Der Beauftragung dieses Anbieters steht auch nicht entgegen, dass er außerhalb der Europäischen Union sitzt und dort auch Ihre Daten verarbeitet. Denn der Anbieter ist im PrivacyShield-Framework gelistet, sodass der mit der Beauftragung verbundene Datentransfer in ein sog. Drittland (hier USA) nach Artikel 45 Absätze 1, 9 DSGVO i.V.m. dem Durchführungsbeschluss (EU) 2016/1250 der Kommission vom 12. Juli 2016 gerechtfertigt ist. 

Was müssen Sie zu unserem CRM wissen? 

Wir weisen Sie darauf hin, dass Ihre Mitgliederdaten im hauseigenen CRM von uns gespeichert werden. Hierbei ist es möglich, dass auch die Repräsentanten, die Sie nicht unmittelbar betreuen, aber sich auch in derselben BVMW-Wirtschaftsregion befinden, auf den Sie betreffenden CRM-Datensatz zugreifen können. Hintergrund ist, dass wir Sie zu BVMW Veranstaltungen der anderen Repräsentanten einladen möchten und dies auf unser berechtigtes Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO stützen oder ergänzend zur Erfüllung der Pflichten aus dem Mitgliedschaftsverhältnisses durchführen. Die übrigen Repräsentanten außerhalb Ihrer Wirtschaftsregion können im CRM nur Ihren Namen, Ihr Unternehmen und Ihren Betreuer einsehen, um Doppelverpflichtungen und Doppelakquise zu vermeiden.  Die Repräsentanten sind von uns gemäß Artikel 28 DSGVO verpflichtet und unterliegen unserem Weisungsrecht.  

Welche Rechte haben Sie? 

Sie haben einige Rechte. Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Ferner haben Sie die Möglichkeit, sich über uns bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Höflich weisen wir darauf hin, dass diese Rechte ggf. an Voraussetzungen geknüpft sind, auf deren Vorliegen wir bestehen werden.