Zeiterfassung im Homeoffice: Was Unternehmen wissen sollten

Digitale Zeiterfassungssysteme sind überall verfügbar – im Büro, im Homeoffice und im Außendienst. Tools wie Apps oder Chipkarten machen es möglich, sämtliche Arbeitszeiten und Standortdaten der Mitarbeiter zu erfassen und beispielsweise durch DATEV kompatible Exporte der Mitarbeiterstunden die Lohnabrechnung zu vereinfachen. So werden Zeiten sofort digital und automatisch an die zentrale Verwaltung der Firma übertragen. Änderungen durch die Mitarbeiter sowie die Weiterverarbeitung durch die Buchhaltung sind zu jeder Zeit möglich. Die digitale Arbeitszeiterfassung unterstützt Unternehmen effizient, zeitsparend und mitarbeiterfreundlich zu arbeiten. In diesem Beitrag erhalten Sie einen Überblick über gesetzliche Vorgaben, datenschutzrechtliche Aspekte und drei beispielhafte Systeme zur Zeiterfassung.

Arbeitszeiterfassung – was ist gesetzlich vorgegeben?

Bereits im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch und genau zu erfassen. Dem war eine Klage einer spanischen Gewerkschaft gegen die Deutsche Bank in Spanien vorangegangen. In Deutschland herrscht jedoch weiterhin Unklarheit darüber, wann das Gesetz in nationales Recht überführt wird und ob Handlungsbedarf bezüglich einer Zeiterfassung in Unternehmen besteht. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales erklärte, dass sich die EuGH-Entscheidung auf die spanische Rechtslage beziehe und somit keine unmittelbare Umsetzungspflicht für andere EU-Länder bestehe. Aktuell sind deutsche Arbeitgeber erst ab der achten Arbeitsstunde sowie an Sonn- und Feiertagen rechtlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeit zu dokumentieren.

Ist die digitale Zeiterfassung datenschutzkonform?

Wenn es um Mitarbeiterinformationen geht, stellt sich schnell die Frage, ob durch die Zeiterfassung im Homeoffice oder während einer Auftragsarbeit beim Kunden Persönlichkeitsrechte verletzt werden. Jedoch scheint ein möglicher Konflikt der Rechte des Arbeitnehmers nur selten gegeben, da von der digitalen Zeiterfassung nicht nur der Arbeitgeber, sondern auch der Arbeitnehmer profitiert. Um die Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten zu wahren, sollten keine Bewegungsprofile erstellt werden oder eine Verhaltensüberwachung erfolgen. Die Selbstständigkeit und freie Entfaltung des Arbeitnehmers sind zu jeder Zeit zu schützen und private Daten dürfen ohne Einwilligung gem. Artikel 7 DSGVO nicht erhoben werden. Außerdem hat der Arbeitgeber nur dann das Recht, Daten zur Anwesenheit eines Mitarbeiters zu prüfen, wenn es konkreten Anlass dazu gibt. Ein Beispiel hierfür wäre der Verdacht der Manipulation des Zeiterfassungssystems durch den Arbeitnehmer. Datenschutzrechtlich sind alle personenbezogenen Daten nach Zweckentfall zu löschen. Hierbei sollte man den § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz heranziehen. Er besagt, dass der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit eingewilligt haben.

Digitale Zeiterfassungssysteme im Überblick

Auch nach der Corona-Pandemie wird Homeoffice für viele Beschäftigte weiterhin zum Arbeitsalltag gehören. Digitale Zeiterfassungssysteme werden aus diesem Grund immer wichtiger. Schon jetzt erleichtern sie den Prozess der Datenerhebung, Gehaltsabrechnung und Urlaubsplanung. Nachfolgend werden drei Beispiele für Tools vorgestellt.

Zeiterfassung mit TimeTac

Vorteile der Software sind die flexibel wählbaren Module wie Arbeitszeit- und Projekterfassung sowie Urlaubsverwaltung, die einzeln oder kombiniert angewendet werden können. Abgestimmt auf den Arbeitsplatz lassen sich Arbeitszeiten flexibel am PC, mit mobiler Zeiterfassungs-App oder am Terminal im Büro geräteübergreifend erfassen und automatisch synchronisieren. Die TimeTac Web-App weist eine hohe Transparenz auf: Der Arbeitgeber kann zu jeder Zeit einsehen, woran Mitarbeiter arbeiten und wann sie an- oder abwesend sind. Dadurch sind Verletzungen vertraglicher Vereinbarungen zu Arbeitszeiten leicht zu erkennen. Die Daten, die Mitarbeiter eintragen, werden durch vollautomatische Backups täglich gesichert, sodass Informationen vor Datenverlust geschützt sind.

• Besonderheit
  Flexibel wählbare Module wie Zeit- und Projekterfassung & Urlaubsverwaltung
• App-Nutzung
  Verfügbar – Arbeitszeit lässt sich geräteübergreifend erfassen und synchronisieren
• Transparenz
  Hoch – An- und Abwesenheit sind zu jeder Zeit vom Arbeitgeber einsehbar
• Backups
  Vollautomatisch & täglich

Zeiterfassung via Browser-Stempeluhr von Papershift

Die digitale Stempeluhr ermöglicht es den Mitarbeitern, sich mit einem Klick ein-, aus- oder in die Pause zu stempeln. Änderungen der Erfassung sind auch im Nachhinein noch möglich. Der Vorteil des Tools ist die sekundengenaue Zeiterfassung und direkte Synchronisation mit der Papershift-Cloud. Dadurch reduziert sich der Verwaltungsaufwand für das Unternehmen erheblich. Für Beschäftigte, die von unterwegs arbeiten, lohnt sich die Papershift Stempeluhr-App.

• Besonderheit
  Sekundengenaue Zeiterfassung und direkte Synchronisation mit der Cloud, Reduzierung des Verwaltungsaufwandes
• App-Nutzung
  Verfügbar – mit nur einem Klick ein-, aus- oder in die Pause stempeln
• Transparenz
  Automatisch & gesetzlichen Vorgaben entsprechend, Export DATEV-konform
• Backups
  k.a.

Digitale Auftragszeiterfassung von timr

Dieses benutzerfreundliche Tool ist besonders gut für Beschäftige im Handwerksberufen und für Selbstständige geeignet. Sowohl die Webanwendung als auch die Auftragszeiterfassung per App sind möglich, sodass Zeiten direkt vor Ort erfasst werden können. timr bietet außerdem die Möglichkeit, den Standort beim Starten und Stoppen der Zeit zu erfassen. Dies kann Betrug vorbeugen und gleichzeitig als Nachweis für Kunden genutzt werden.

• Besonderheit
  Möglichkeit der Erfassung des Standorts beim Starten und Stoppen der Zeit, kann als Nachweis für Kunden genutzt werden
• App-Nutzung
  Verfügbar – besonders geeignet für Beschäftigte in Handwerksberufen und Selbstständige, da durch die Erfassung die Zeiten mit Standort erfasst werden können
• Transparenz
  Gut – Möglichkeit der Erfassung des Standorts beim Starten und Stoppen der Zeit
• Backups
  k.A.